Как главбуху избежать личной ответственности за нарушения компании

Законодательная база

Рассмотрим законодательные документы, которые регулируют различные формы ответственности главбуха:

• УК РФ.
• КоАП РФ (в частности, статья 15.11.).
• НК РФ.
• ФЗ №129 от 21 ноября 1996 года.

Рассмотрим нормативные основания для уголовного преследования главбуха:

• ФЗ №309.
• Статья 144 УПК.

В зависимости от тяжести проступка, главбуха можно привлечь к дисциплинарной, материальной, административной, уголовной ответственности. Дисциплинарные взыскания применимы ко всем сотрудникам. Они не специфичны именно для главбухов.

Как привлечь работника к полной материальной ответственности?

Материальная ответственность

Материальная ответственность главбуха может быть двух форм:

• На общих основаниях. Предполагает МО на общих основаниях. Если главбух нанесет какой-либо ущерб организации, с него взыскивается компенсация, равная его средней зарплате. К примеру, ущерб компании составил 100 000 рублей. Зарплата главбуха составляет 20 000 рублей. Взыскать с сотрудника больше 20 тысяч не получится.
• Полная материальная ответственность. Предполагает возмещение ущерба в полном объеме. Рассмотрим аналогичный пример: организации был причинен ущерб в размере 100 000 рублей. Главбуху, если его вина доказана, придется выплачивать компенсацию в размере 100 000 рублей, вне зависимости от размера его зарплаты. Условие о полной материальной ответственности должно быть указано в трудовом договоре. Оно может быть поставлено только сотрудникам с ключевыми должностями (главбух, руководитель).

Как разграничить ответственность руководителя и главного бухгалтера?

ВАЖНО! Если в трудовом договоре отсутствует пункт о полной МО, главбух будет нести материальную ответственность на общих основаниях.

Обязать главбуха выплачивать компенсацию можно в следующих случаях:

• Недостача денег или имущества.
• Порча собственности (оборудования, сырья).
• Простой по вине сотрудника.
• Штрафы, начисленные по вине главбуха.

Это реальный ущерб. Компенсацию не получится взыскать по факту косвенного ущерба (к примеру, при упущенной прибыли компании).

ВАЖНО! После обнаружения правонарушения руководитель должен созвать специальную комиссию для установления виновного лица. Только если комиссия выявит, что виновен именно главбух, с него можно взыскать компенсацию. С сотрудника также нужно получить объяснительную.

Административная ответственность

Административную ответственность главбух будет нести при следующих нарушениях закона:

• Не соблюдаются правила ведения бухгалтерского учета.
• Сотрудник не предъявляет в установленные сроки документы, которые требуются для проведения налогового контроля.
• Не соблюдаются сроки постановки на учет.
• Игнорируются правила осуществления операций с кассовыми аппаратами.
• Главбух нарушил законы РФ, касающиеся финансовой отрасли.

В 2016 году вступили в действие поправки к статьям 15.11 и 4.5 КоАП РФ, касающиеся порядка привлечения к ответственности. В частности, установлены следующие изменения:

• Повысилась сумма штрафа. Теперь она составляет от 5 000 до 10 000 рублей. Точный размер штрафных санкций определяет суд в зависимости от обстоятельств дела.
• Введена ответственность за повторное нарушение закона. Действовать она будет в том случае, если новое правонарушение произошло в период прошлого административного наказания. Штраф в рассматриваемом случае составит от 10 до 20 тысяч рублей. Альтернативный вариант – дисквалификация специалиста продолжительностью до 2 лет.
• Увеличен срок давности по рассматриваемым делам. Ранее он составлял 3 месяца. То есть если правонарушение бухгалтера обнаруживалось спустя это время, привлечь сотрудника к ответственности было невозможно. Сейчас срок увеличен до 2 лет.
• При установлении вины главбуха нужно предъявить доказательства факта проступка. С 2016 года в качестве них можно использовать в том числе фото- и видеоматериалы.

Также были конкретизированы противоправные действия, при которых вводится административная ответственность:

• Регистрация в регистрах мнимых предметов учета.
• Введение счетов вне регистров бухучета.
• Данные отчетности не соответствуют с регистрами бухучета.

Все это – довольно грубые нарушения.

Вопрос: Можно ли в договоре о полной материальной ответственности главного бухгалтера предусмотреть ответственность за ущерб, нанесенный организации недобросовестным исполнением своих обязанностей? Посмотреть ответ

Если к банкротству привели невозвратные займы

В банкротстве виноваты контролирующие лица (они выдали кредиты, не проверив заемщиков). Это и главный бухгалтер. Он подписал документы на выдачу средств. Кроме того, входил в комитет, одобривший финансирование. Ссылаясь на это, главного бухгалтера требуют привлечь к субсидиарной ответственности.
Но нет протоколов заседаний комитета или других документов, показывающих: главный бухгалтер — инициатор перечислений. Его обязанности раскрыты в должностной инструкции. В них не входит проверка заемщиков. Этим заняты другие подразделения. Доказательство — приказы по банку, штатное расписание, иные документы по распределению обязанностей. Не доказано, что главный бухгалтер превысил полномочия. Например, одобрил выдачу кредитов без досье заемщика. Что касается подписи на финансовых документах, то это требование законодательства. Его исполнение — не повод для субсидиарной ответственности. Так решил Верховный суд в определении от 01.02.2019 г. № 308-ЭС14-4271.

При этом необходимо соблюсти условия:

• хорошо, если контрагентов проверяет не бухгалтерия, а другое подразделение. К примеру, служба безопасности или юридический отдел. Это защитит бизнес (опасна передача всех функций одному подразделению). И снизит вероятность субсидиарной ответственности главного бухгалтера, а также руководителей отделов. Они могут ссылаться на ограниченность полномочий.
• хорошо, когда в компании есть инструкция по проверке и выбору контрагентов (и из нее очевидно, что это не работа бухгалтерии). Если подобного документа нет и вы не можете настоять на его принятии, то желательны хотя бы приказы, служебные записки, сообщения электронной почты… Словом, все, что покажет — главный бухгалтер не принимал решения о выборе партнеров. И не относится к контролирующим лицам.
• опасно нарушать внутренние регламенты (что встречается на практике). Соблюдая их, проще оспорить привлечение к субсидиарной ответственности.

Уголовная ответственность

Главбух несет уголовную ответственность за правонарушения на основании статьи 199.1 УК РФ. Согласно первой части этой статьи, должностное лицо будет привлечено к УО при одновременном наличии следующих факторов:

• Организация не выплачивает налоги в крупных объемах.
• Главбух совершает противоправные действия сознательно.
• Нарушение закона происходит на протяжении минимум 3 лет.
• Главбух, совершая противоправные действия, руководствуется своими личными интересами.

Интерес представляет и вторая часть статьи 199 УК РФ. В ней говорится об освобождении от УО при наличии следующих обстоятельств:

• Правонарушение было совершенно в первый раз.
• Компания сделала все положенные выплаты в бюджет страны.

Рассматриваемые правила актуальны не только для главбухов, но и для других должностных лиц, которые ответственны за уплату налогов.

Можно ли возложить полную материальную ответственность на работника, которому передаются полномочия главного бухгалтера?

Не согласны с директором? Возражайте

Суд не освободит бухгалтера от ответственности только на том основании, что он выполнял преступные распоряжения руководства. Потребуется доказать, что главбух возражал директору, но в силу должностного подчинения был вынужден исполнить приказ.

Поможет письменное доказательство — распоряжение директора провести сомнительные документы в учете. Только в этом случае руководитель единолично будет нести ответственность за достоверность отражения финансового положения, финансового результата, движения денежных средств и другой информации. Такой вывод следует из части 8 статьи 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Однако на практике вряд ли главбуху удастся заставить директора письменно отдать преступное распоряжение. Реальнее составить служебную записку о несогласии и передать ее через секретаря директору.

Служебная записка должна содержать сведения о получении бухгалтером документов по сомнительной сделке и их реквизиты. На экземпляре, который остается в распоряжении главбуха, секретарь должен проставить входящий номер и отметку о получении документа.

Служебная записка не освободит бухгалтера от ответственности. Но суд обязательно учтет этот документ в качестве смягчающего обстоятельства.

Также, если под давлением руководства главбуху приходится отражать рискованные сделки, безопаснее отказаться от любого рода премий «за оптимизацию налогов». Особенно если их размер установлен в процентах от сэкономленной суммы. Ведь личный интерес — это доказательство соучастия.

Можно ли привлечь главбуха к ответственности после его увольнения?

Если правонарушения обнаружены после увольнения сотрудника, его все равно можно привлекать к ответственности. Для этого потребуется обратиться в суд. Исковое заявление нужно подать в течение 12 месяцев с даты обнаружения правонарушения. Задача руководителя в суде – собрание доказательств того, что главбух причинил реальный ущерб организации. К категории реального ущерба не относится упущенная прибыль.

ВАЖНО! 12 месяцев нужно отсчитывать именно со дня обнаружения правонарушения, а не с даты его совершения. Желательно позаботиться о доказательствах того, что нарушение закона было выявлено в определенный день.

Ответственность главбуха за невыплату зарплат сотрудникам

Невыплата зарплаты – серьезное правонарушение, за которое несет ответственность не только руководитель, но и главный бухгалтер. Сотрудник, не получив положенные средства, имеет основания для обращения в Трудовую инспекцию. После этого обращения инициируются проверки в организации. Если в ходе проверки были выявлены нарушения, выписываются штрафы. Обязать выплачивать штраф могут конкретное лицо, в том числе и главбуха. Рассмотрим, кто именно будет нести ответственность:

• Если зарплата не выплачивалась из-за того, что на счете организации нет средств, ответственность возлагается на руководителя предприятия.
• Если средства на счете есть, это считается доказательством задержки денег по вине главбуха. Соответственно, он и будет нести ответственность.

В данном случае обычно накладывается административная ответственность в форме штрафа.

Не возражаете? Обезопасьте себя лично

Если главбух не только не возражает директору по поводу сомнительных операций, но и сам активно участвует в разработке налоговых схем, понадобится конспирация.

Не составляйте документы с описанием налоговых схем и не обсуждайте их в электронной переписке. Не объясняйте суть схем на общем совещании. Также не стоит на общем собрании акционеров под протокол секретаря докладывать, сколько налогов и как вы сэкономили. Тем самым вы помогаете налоговикам доказать наличие умысла в уклонении, а это обязательная часть уголовного дела (п. 8 постановления Пленума ВС от 26.11.2019 № 48).

Не давайте письменных распоряжений оптимизировать налоги другим сотрудникам компании. Если необходимо проинструктировать рядовых работников, убедите генерального или финансового директора сделать это самостоятельно. Не храните детали предложенной схемы ни на бумаге, ни на компьютере.

Выбирайте те способы экономии, которые можно отстоять хотя бы в суде. Убедите руководителя отказаться от серых схем оплаты труда, не регистрируйте работников в качестве ИП. Не проводите через свой личный счет деньги, которые предназначены для выплаты зарплаты сотрудникам. Не регистрируйте на себя ни юрлица, ни ИП.

Чтобы обезопасить себя, пересмотрите свои должностные обязанности. Уберите оттуда обязанность визировать договоры, поскольку главбух не в силах проверить добросовестность всех контрагентов. Это обязанность службы безопасности и юридического отдела. Перед тем как отразить крупную операцию в учете, получите заключение юристов о том, какие риски несет в себе эта сделка. Храните такие заключения.