Образец акта о выявлении недостачи

Описание страницы: образец акта о выявлении недостачи - 2020 год от профессионалов для людей.

Акт о выявленных недостатках товара

Формирование акта о выявленных недостатках товара происходит тогда, когда от поставщика приходят некачественные товарно-материальные ценности, оборудование, приборы, техника.

Бланк имеет довольно широкую сферу применения и может использоваться в самых разных областях бизнеса. Стоит отметить, что акт обычно не является самостоятельным документом, а относится к неотъемлемым приложениям к какому-либо договору: купли-продажи, поставки и т.д.

В какой момент нужно составлять акт

Условие о надлежащем качестве товара всегда прописывается в договорах, составляемых между организацией-поставщиком и компанией-покупателем. Чтобы исполнить этот пункт, товар проходит многоступенчатую проверку.

Но иногда производитель/поставщик продукции не в силах отследить весь объем выпускаемых или поставляемых товаров. И тогда оформление акта о выявленных недостатках товара происходит непосредственно при приеме-передаче от изготовителя к покупателю.

Также акт может быть использован и внутри компании, например, когда товар поступает из производственного цеха на склад предприятия.

Значение бланка

Акт о выявленных недостатках товара – документ совершенно необходимый при обнаружении низкого качества какой-либо продукции.

На основе акта получатель товара в дальнейшем может написать претензию изготовителю и получить возмещение по понесенным убыткам.

Помимо этого, акт дает возможность исполнить две бухгалтерские операции:

  1. Продавец может получить некачественный товар обратно и списать его.
  2. Покупатель – принять доставленный товар к учету в объеме качественных товарно-материальных ценностей.

При этом в случае, когда недостатки будут выявлены в ходе использования товара, на основании акта он также может быть списан с учета организации.

Создание комиссии, задачи

Чтобы зафиксировать факт наличия недостатков товара и оформить акт по всем установленным нормам, в компании должна быть создана особая комиссия (отдельным распоряжением или приказом директора).
В состав комиссии следует включить не меньше двух человек.

В состав комиссии следует включить не меньше двух человек.

В нее должны войти работники нескольких не связанных между собой отделов предприятия, которые имеют достаточную профессиональную подготовку и квалификацию для того, чтобы удостоверить недостаток товара.

Недостаток товара могут удостоверять, например, инженер, технолог, специалист по сбыту, юрист и бухгалтер.

Если есть реальная потребность, к участию в оценке качества товара может быть приглашен и эксперт со стороны.

В комиссии желательно выделить председателя и рядовых членов – председатель при этом будет нести максимальную ответственность за содержание документа.

Особенности формирования акта, общие моменты

Если вам дано задание по составлению акта о выявленных недостатках товара, а вы не имеете четкого понимания о том, как именно его сделать, прочитайте приведенную ниже информацию и ознакомьтесь с примером – по этому образцу вы без особых сложностей сформируете собственный бланк.

Прежде чем начать детальное описание этого конкретного акта, дадим общие сведения, которые относятся ко всем таким бумагам.

  1. В силу того, что с 2013 года единые для всех формы первичных документов отменены, акты допускается делать в произвольном виде. Если же на предприятии имеется свой стандарт документа – лучше составлять акт по его типу.
  2. Акты можно формировать на обычном листе бумаги (лучше А4 формата) или на фирменном бланке (если таковое требование установлено руководством компании).
  3. Акт составляется в двух идентичных экземплярах,
    • первый из которых отправляется предприятию-изготовителю/поставщику товара,
    • второй остается у организации-заказчика/покупателя.

Оба экземпляра обязательно должны быть подписаны ответственными лицами.

  • Проштамповывать документ надо только в том случае, если условие о применении штемпельных клише прописано в учетной политике компании, представитель которой составляет акт.
  • При формировании акта следует быть очень внимательным, тщательно вписывая в него в него все найденные недостатки товара, все нюансы. Не надо забывать о том, что в случае, если дело дойдет до разбирательств в суде именно этот документ может стать юридически значимым и обрести доказательную силу для каждой из сторон.
  • Образец акта о выявленных недостатках товара

    Акт не особенно сложен с точки зрения его структуры и содержания.

    Вначале документа следует отвести несколько строчек под резолюцию директора предприятия. Затем акту присваивается номер и ставится дата его составления.

    После этого идет основой раздел. Сюда первым делом вписывается:

    • состав комиссии, которая участвует в составлении акта;
    • ссылка на документ, который послужил основанием для ее создания (приказ или распоряжение руководителя организации).

    Ниже находится таблица (можно оформить списком), в которую следует внести:

    • основные идентификационные характеристики товара (его название, тип, номер, модель, количество, цену (за единицу и общую), дату поступления и т.д.);
    • выявленные недостатки.

    Под таблицей нужно указать:

    • мероприятия, которые провела комиссия для того, чтобы найти дефекты: визуальный осмотр, разборку, экспертизу и т.п.;
    • ответственных лиц;
    • находился ли товар на гарантийном обслуживании;
    • какие в дальнейшем с ним необходимо произвести действия (отремонтировать, списать, вернуть поставщику и пр.).

    В заключение акт должен быть подписан всеми членами комиссии и по необходимости проштампован.

    Источник: http://assistentus.ru/forma/akt-o-vyyavlennyh-nedostatkah-tovara/

    Как составить акт о недостаче

    В деятельности любого предприятия есть такая статья прихода, как закупка товарно-материальных ценностей у сторонних организаций.

    При обнаружении излишков товара или его недостаточности данный факт фиксируется документально. Составление акта о сумме выявленной недостачи ТМЦ входит в компетенцию кладовщика или иного уполномоченного на прием товара сотрудника. Данный бланк также используется при обнаружении недостачи при ревизии хранящихся в организации ценностей.

    Случаи, когда составляется акт

    ТМЦ всегда принимаются и хранятся сотрудниками, которые по документам несут ответственность за их приемку и дальнейшую сохранность. С такими сотрудниками организации заключают договоры о полной материальной ответственности. Такой договор наделяет работника рядом полномочий, но в то же время и увеличивает до максимума степень ответственности.

    Читайте так же:  Откосил от армии по 14б

    При приемке товарных ценностей уполномоченный работник обязан проверить их количество и качество, а по их результату составляется:

    1. Акт приемки, если никаких несоответствий не выявлено и нареканий нет.
    2. Акт возврата, при выявлении порчи всей поставленной продукции или большей его части.
    3. Акт о недостаче, в случае недопоставки.
    4. Акт об обнаруженных излишках, если принимающая сторона желает забрать лишнее себе.

    Любой документ составляется по строго установленным нормам, с четким указанием причины его написания и письменным свидетельствованием обеих сторон.

    Акт о недостаче – это документ, который составляется в различных случаях:

    1. Принимаемая партия товара не соответствует количественному параметру, прописанному в товарной накладной.
    2. Ревизионная комиссия обнаруживает разногласия между указанными в перечне остатками товара и действительному количеству на складе или в ином помещении при инвентаризации.
    3. Обнаружена недостаточность денег в кассе организации или в банковском пакете.

    Акт о недостаче может выражаться в различных единицах измерениях: вес, штуки, денежные суммы.

    Кто составляет документ

    Обычно приемкой товарных ценностей занимаются кладовщики, если, конечно, такая единица в организации введена. Если фирма небольшая, а поставка ТМЦ не регулярна и берется только для собственных нужд, то такая обязанность может быть возложена на любого другого работника. Главное, что человек, который принимает ценности и отвечает за их хранение, отличается следующим:

    1. В его должностной инструкции прописаны четкие указания о наличии у него таких обязательств.
    2. С ним заключен договор о полной материальной ответственности.

    При отсутствии уполномоченного на приемку работника его обязанности выполняет тот сотрудник, который по должности обязан его замещать.

    Такие строгие правила позволяют наладить учет ТМЦ и иметь возможность впоследствии строго спросить за выявленные несоответствия.

    Документ о недостаче составляет именно ответственный работник, чаще всего это:

    1. Кладовщик.
    2. Кассир.
    3. Специально назначенная ревизионная комиссия.

    В отличие от кладовщика и кассира полномочия комиссии непостоянны, они ограничены не только временем, но и пространством. Комиссия назначается для проверки ТМЦ на складе или денежных средств в кассе или проверки наличия оборудования и в иных случаях, но в строгих пределах.

    Правила оформления

    Кладовщик или иное ответственное лицо при приемке товара обязан тщательно сверить все прописанные в ТТН позиции с их реальным отгружаемым количеством. До того как ТМЦ будут сверены по количеству и качеству подпись о приеме товара в ТТН не проставляется.

    Если получатель смог обнаружить недостачу или выявить порчу части доставленной продукции, то он должен придерживаться следующих правил оформления:

    1. Распечатать нужную форму документа.
    2. Определиться с точным количеством недостачи. В бланк можно включать не только отсутствующие позиции, но и те, что неполно укомплектованы.
    3. Бланк заполняется только в присутствии второй стороны представителя.
    4. Вместе с актом о недостаче составляется претензия, в которой получатель указывает возможные пути решения проблемы.
    5. Если поставщиков одновременно несколько, то документ выписывается на каждого представителя отдельно.

    При наличии разногласий по поводу количества или качества, приглашаются иные представители, например, транспортной компании.

    Форма и содержание

    Существует несколько различных форм актов недостаточности ТМЦ:

    1. ТОРГ-2, самый распространенный бланк, применяется при обнаружении несоответствий ценностей при приемке. Пишется в четырех экземплярах.
    2. ТОРГ-3 понадобится тем организациям, которые сотрудничают с зарубежными организациями и закупают товары у них. Заполнение производится в пяти экземплярах.
    3. ТОРГ-12 совмещает в себя две функции – перечисляет ТМЦ, которые необходимо вернуть из-за несоответствия качества или их излишка, а также одновременно приводят перечень недостающих ценностей.

    Каждый из них заполняется с учетом индивидуальных особенностей, но с большего все три бланка имеют много общего.

    При заполнении бланка необходимо указать:

    1. Название принимающей организации, от имени которой документ составляется.
    2. Юридический и фактический адрес, телефоны для связи.
    3. Основание для приемки, указывается номер и дата ТТН, по которой осуществлялась приемка.
    4. Номер формы и дата ее заполнения.
    5. Место приемки.
    6. Реквизиты фирмы-поставщика, грузоотправителя или иных посредников.
    7. Данные договора поставки.
    8. Откуда прибыл товар.
    9. Дату и время прибытия ТМЦ.
    10. В таблицу сначала вносят все данные с ТТН, а затем прописывают расхождения, с обязательным указанием упаковки и количественного исчисления.
    11. На второй странице фиксируются методы, которые позволили обнаружить несоответствия, например взвешивание, замер и т.д.
    12. Указать все обнаруженные дефекты, если речь идет не только о полном отсутствии.

    Сам бланк подписывается кладовщиком и представителем поставщика, а затем утверждается подписями главного бухгалтера и директора предприятия.

    Источник: http://znatoktruda.ru/otvetstvennost/akt-o-nedostache/

    Акт о недостаче товара

    В процессе приемки товаров может быть обнаружена их недостача. Она может быть вызвана как ошибкой поставщика (к примеру, недовложение), так и пропажей товаров в процессе транспортировки. В любом случае, оприходовать покупатель должен фактически поступившее количество товаров, а на недостающее количество составить соответствующий акт. Этот акт в дальнейшем будет являться основанием для урегулирования возможных претензий с поставщиком и транспортной компанией. О том, как можно оформить такой акт, расскажем в нашей консультации.

    Акт недостачи при приемке товара: бланк

    Единой, обязательной к применению формы акта о выявленной недостаче товара нет. Поэтому организация может разработать такой акт самостоятельно, взяв за основу, к примеру, форму № ТОРГ-2 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132). Какой бы вариант акта организация ни выбрала, важно обеспечить наличие в форме такой первички обязательных реквизитов (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ):

    • наименование документа;
    • дата составления документа;
    • наименование экономического субъекта, составившего документ;
    • содержание факта хозяйственной жизни;
    • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

    — наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление;

    Читайте так же:  Справка об отсутствии финансовой задолженности

    • подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов.

    Как правило, акт будет подписываться организацией-покупателем и представителями транспортной организации. Конечно, было бы лучше привлечь к подписанию акта и представителя продавца, если есть такая возможность, а также включить в состав лиц, составивших акт, представителя независимой организации. Соответственно, и количество экземпляров необходимо столько, сколько задействовано сторон. Обычно такой акт составляется в 3 экземплярах – для покупателя, продавца и транспортной организации.

    Форму применяемого организацией акта о выявленной недостаче товара необходимо закрепить в Учетной политике в целях бухгалтерского учета.

    Пример бланка акта недостачи товара при приемке скачать можно по ссылке ниже.

    Приведем также для акта о недостаче товара при приемке образец его заполнения:

    Источник: http://glavkniga.ru/forms/426

    Правила заполнения акта о недостаче, выявленной при инвентаризации товаров, денежных средств в кассе – образцы

    На любом предприятии независимо от того, каким видом хозяйственной деятельности оно занимается, должен вестись строгий контроль соответствия количества материальных и денежных ценностей с имеющейся документацией.

    Для обнаружения недостачи и проведения контроля регулярно организуется инвентаризация товаров или денежных средств.

    Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

    Назначение документа

    В процессе инвентаризации может быть выявлена недостача. Это касается не только продуктовых магазинов, но и любого предприятия, складских помещений. Контролю и описи подлежат мебель, техника, трудовые книжки, документация.

    Оформлять результат проведения инвентаризации в виде составления акта нужно только после того, как будет проведена полная ревизия.

    Функции акта о недостаче следующие:

    • Позволяет определить точную сумму убытка.
    • Отображает сумму, которую руководитель может взыскать с материально-ответственного лица.
    • Используется для составления отчетности.
    • Позволяет определить уровень работы предприятия.

    Если размер недостачи будет выше, чем допустимая норма, то в организации назначается служебная проверка для выявления виновного лица.

    Как составить?

    Для проведения инвентаризации товаров и денежных средств назначается комиссия, которая состоит из руководителя организации, бухгалтера и юриста.

    Бланк должен быть заполнен в двух экземплярах.

    Важно, чтобы все экземпляры содержали подписи материально-ответственного лица, бухгалтера и руководителя. Их отсутствие приведет к тому, что документ будет признан недействительным

    При обнаружении нехватки товаров при инвентаризации

    Чтобы подготовить акт о недостаче товаров, необходимо приложить документы, подтверждающие затраты. Это могут быть чеки на приобретение товара, договора поставки.

    Законодательно разрешено использовать типовой бланк ИНВ-3, а можно заполнять форму, разработанную организацией. Но при этом в ней должны отражаться обязательные пункты.

    Акт при выявлении недостачи товара заполняется следующим образом:

    • В шапке документа указывается полное и сокращенное наименование организации. Прописывается контактный телефон и наименование подразделения.
    • Далее заполняется табличка, расположенная справа. В ней указывается код по ОКПО и ОКВЭД. Далее проставляется дата составления документа.
    • В основном поле указывается место, где проводилась инвентаризация. Например, это может быть складское помещение магазина. Акт можно составлять только после того, как комиссией будет проведена полная проверка.
    • Если про инвентаризации обнаруживается брак или недостача груза, необходимо вызывать отправителя. Письмо отправляется по почте или факсу. Сведения об уведомлении отправителя должны быть указаны в акте.
    • В тексте указываются реквизиты груза, а также номер договора страхования. Также должны быть вписаны все номера сопроводительных бумаг.
    • Необходимо указать дату прибытия товара, разгрузки. Эту информацию можно получить из накладной.
    • Далее заполняются сведения о поставке товара. В таблице должна быть прописана информация об упаковке, весе груза.
    • В следующей табличке прописываются фактические данные и прописываются все несоответствия.

    Далее описываются дефекты и причины, по которым они могли получиться.

    Скачать образец заполнения

    Скачать образец типовой формы инвентаризационной описи товаров ИНВ-3 — excel

    Скачать пример заполнения в свободной форме акта о недостаче товара, обнаруженной при ревизии – word.

    При выявлении недостачи денежных средств в кассе

    По факту проверки денежных средств в кассе всегда составляется акт по форме ИНВ-15.

    Особенности заполнения бланка при выявлении недостачи в кассе следующие:

    • При оформлении формы ИНВ-15 обязательно должны быть указаны реквизиты предприятия, код КВЭД, дата и номер приказа, на основании которого проводится инвентаризация. Проставляется номер и дата акта, а также дата, когда проводилась проверка. При этом важно учитывать, что документ должен быть обязательно составлен в день ревизии денежных средств в кассе.
    • В основной части документа должна быть прописаны фактическая сумма денежных средств и учетная. Все показатели должны быть прописаны с учетом видов наличных средств и документации. Все сумму прописываются как цифрами, так и прописью.
    • По результатам проверки в акте должна отражаться информация о найденных излишках или недостаче. Если учетная сумма соответствует фактической, то в графах «Излишки» и «Недостача» проставляется прочерк.
    • На обратной стороне бланка ИНВ-15 должна отображаться информация о даче объяснений материально-ответственного лица. А также здесь же указывается решение руководителя организации. Это может быть вынесение выговора, увольнение.

    Пример оформления

    Скачать образец акта при выявлении в ходе инвентаризации недостачи денежных средств в кассе – word.

    Полезное видео

    О порядке проведения инвентаризации, учете излишков, недостач и на каких счетах отображается, подробно рассказано в данном видео:

    Выводы

    Акт будет признан действительным только в том случае, если будет подписан всеми участниками инвентаризации.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Это должны быть все члены комиссии, утверждающие форму, материально-ответственное лицо, руководитель организации.

    Составление данного бланка при инвентаризации товаров и денежных средств необходимо, чтобы в дальнейшем взыскать с материально-ответственного лица ущерб.

    Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

    +7 (499) 938-43-28 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

    +7 (812) 467-43-31 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

    8 (800) 511-52-74 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

    Источник: http://azbukaprav.com/mat-otv/nedostacha/akt-o-nedostache.html

    Как оформляется факт выявления недостачи ТМЦ – документальное оформление и образцы документов

    В процессе пересчета материальных ценностей на предприятии может выявиться несовпадение между количеством товара по факту и согласно документации организации.

    Читайте так же:  Что такое билет банка россии долговое обязательство

    Тогда для руководителя очень важно прояснить ситуацию и получить от ответственного сотрудника все объяснения, кроме этого нужно оформить необходимые документы, в том числе сличительные ведомости, предназначенные для фиксирования объема недостачи или излишка.

    Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

    Что делать, если в ходе инвентаризации выявлена недостача ТМЦ?

    Если проведена инвентаризация в магазине или на складе, и в ее ходе была выявлена недостача ТМЦ необходимо:

    • в первую очередь составить сличительные ведомости, для фиксирования факта недостачи;
    • потребовать объяснения у работника, на подготовку объяснительной у него есть установленные ТК РФ ст. 193 два дня;

    Важно: требовать такое объяснение следует на официальном уровне в письменном виде.

    • далее необходимо оформлять документально каждый шаг, например, отказ давать объяснительную засвидетельствовать посредством акта;
    • после получения всех доказательств и проведения служебного расследования следует применить дисциплинарное взыскание, относительно которого издается приказ руководителя.

    Выбирая подходящее наказание, следует учитывать все нюансы, например, если сотрудница, совершившая хищение окажется беременной, в отношении ее можно использовать только выговор, так как уволить ее нельзя.

    В случае отсутствия достаточного количества объяснений следует издать указ относительно дальнейшего расследования, чтобы получить четкие объяснения случившегося.

    Причины выявления

    Причиной недостачи товаров и материалов может быть не только банальная халатность продавцов или материально-ответственных лиц.

    Среди самых распространенных причин можно выделить следующие:

    • кража на производстве;
    • расточительное и корыстное отношение к вверенным ценностям ответственных лиц;
    • очень низкая реализуемая стоимость продукции, такая ситуация обычно происходит в торговых точках, где часто применяется системы скидок.

    Кроме этого, недостачей может стать халатность персонала, который своевременно не выполняет списание выбывших ценностей и не предоставляет бухгалтеру соответствующую отчетность.

    Оформление документов

    Документальное оформление результатов инвентаризации возможно после полного проведения процесса.

    К документу, согласно которому будет проведено списание, необходимо приложить акт проведения ревизии и выявленной недостачи. А также прочие документы, в которых будет зафиксирована недостача ценностей.

    В процессе списания недостачи ТМЦ используются:

    • акт приема-передачи, как основание;
    • акт о проведении служебного расследования;
    • приказ руководителя, согласно которому проводится списание и возмещение недостачи;
    • книга учета недостачи.

    Кроме этого, придется использовать такие документы как:

    • сличительные ведомости;
    • объяснительная и докладная записки;
    • бухгалтерские первичные и учетные документы.

    Как оформляется акт?

    По результатам инвентаризационного пересчета составляется акт, в котором следует указать такие данные:

    • дата и место оформления;
    • перечень состава уполномоченных лиц;
    • условия хранения ТМЦ;
    • в табличном варианте недостающий товар или материалы;
    • стоимость недостачи;
    • указание на ответственного сотрудника.

    Важно: документ должны заверить все члены комиссии, численность которых не менее 3-х человек.

    Образец докладной записки

    Докладная записка очень важна для прояснения ситуации, ее составителем является виновное или подозреваемое в недостаче лицо. Формировать документ можно от руки, но с обязательной подписью и ее расшифровкой.

    Важно: используется для ее составления фирменный бланк компании с логотипом, подается бумага на рассмотрение руководителю вместе с составленным о недостаче актом.

    После получения докладной записки записки руководитель должен отметить на ней дату получения и проставить регистрационный номер.

    Скачать образец докладной записки о недостаче ТМЦ – word.

    Акт о служебном расследовании по данному факту

    Акт служебного расследования играет важную роль в соблюдении норм законодательства при вынесении взыскания.

    Его наличие указывает на соблюдение процедуры выяснения степени вины ответственного лица и соблюдения требований ст. 192 – 193 ТК РФ, все это пригодится в суде.

    Проведение служебного расследования происходит согласно распоряжению работодателя и имеет ограниченный срок в 30 дней, в ходе мероприятия будут изучены все материалы и документы, собраны доказательства и сделаны выводы.

    Все это оформляется в акте, который должен содержать следующие пункты:

    • решение существует ли нанесение ущерба ответственным лицом предприятию;
    • описание обстоятельств, которые привели к сложившейся ситуации;
    • следствия данных обстоятельств, и связь между причиной и следствием;
    • указание на определенное лицо, признаваемое виновным;
    • описываются обстоятельства, которые могут смягчить/усугубить вину;
    • вывод комиссии – относительно наличия факта правонарушения.

    В итоге документа должны стоять подписи участников и резолюция работодателя.

    Также с документом знакомят виновное лицо под роспись, если работник отказывается ставить подпись необходимо об этом составить отдельный акт.

    Приказ о возмещении материально-ответственным лицом

    Важно: возмещение ущерба из доходов виновного лица может происходить только на основании его согласия – самостоятельные изъятия из зарплаты незаконны даже при наличии вины.

    Происходит возмещение согласно распоряжению руководителя. Согласно ст. 248 ТК РФ такое распоряжение может издаться в течение месяца, в противном случае истребование денежной компенсации может произойти через суд.

    Приказ оформляется руководителем лично и содержит такие данные:

    • реквизиты организации и ее местоположение;
    • число составления и порядковый номер;
    • основания для оформления распоряжения;
    • указание ФИО виновного лица, с которого должно выполниться взыскание;
    • ссылка на законодательство;
    • ссылка на акт проверки, докладную записку;
    • фраза относительно права контроля руководителем над исполнением распоряжения.

    Важно: с документом должен ознакомиться сотрудник, и подписать его.

    Скачать образец приказа о возмещении суммы недостачи материально-ответственным лицом – word.

    Книга учета

    Оформление книги учета по недостачам причиненными материально-ответственными лицами в большей части применяется в военных структурах.

    В нее вносятся все виды потерь предприятием:

    • хищение;
    • незаконные растраты;
    • переплаты и незаконные расходы материала;
    • порча материала;
    • уплата штрафов, пени, которые привели к излишнему расходу средств;

    Важно: ведется книга учета главным бухгалтером и предоставляется на осмотр контролирующим органам и должностным лицам.

    Состоит документ из 3 частей:

    • первый – оформляется для учета недостач;
    • второй с целью контроля расходов на пени, штрафы и неустойки;
    • третий – для фиксирования прочих несанкционированных расходов, таких как кража, незаконные растраты и прочее.
    Читайте так же:  Алименты в пользу отца с ребенка

    Первый раздел содержит форму для открытия лицевых счетов по денежным средствам и каждому виду имущества.

    При возникновении необходимости внесения записи нужно указать:

    • вид имущества;
    • число возникновениям недостачи;
    • полное описание предмета, включая порядковый номер;
    • реквизиты первичной накладной;
    • объем и сумма недостачи.

    Второй раздел имеет отдельные лицевые счета специального назначения – нарушение:

    • условий перевозок;
    • санитарных норм;
    • условий договоров;
    • расчетной дисциплины;
    • уплата различных видов штрафных санкций.

    В третьем разделе собраны счета, которые не входят в первые два.

    Важно: для внесения записи необходим приказ руководителя.

    В книге ежеквартально выводятся итоги, а в конце года подбивается общая сумма расходов, заверяется подписями руководителя и бухгалтера.

    В конце книги необходимо указать название всех счетов с указанием номеров листов, все листы следует пронумеровать, и указать на последнем их общее количество, данная запись также заверяется ответственными лицами.

    Полезное видео

    Порядок оформления приказа о проведении инвентаризации и регистрации в журнале учета, подробно рассмотрен в данном видео:

    Выводы

    Многие предприятия сталкиваются с таким явлением как недостача ТМЦ очень часто, так как она может возникнуть не только по причине халатности или корысти ответственного лица, но и в случае возникновения каких-либо недочетов со стороны бухгалтерии или пересортицы.

    В любом случае ее необходимо правильно оформить, составить все необходимые документы, получить доказательства ее возникновения и пояснения по этому поводу.

    Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

    +7 (499) 938-43-28 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

    +7 (812) 467-43-31 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

    8 (800) 511-52-74 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

    Источник: http://azbukaprav.com/mat-otv/nedostacha/oformlenie-dokumentov-nedostacha-tmc.html

    Требования к оформлению и образец акта о недостаче

    В обязанности каждого руководителя компании, торгового предприятия, осуществляющего финансовую деятельность, входит правильная организация и ведение документооборота. Поскольку ему часто приходится приобретать у сторонних компаний материальные ценности, он должен серьезно подходить к процедуре получения груза и соблюдать определенный порядок. А чтобы не возникли какие-либо недоразумения в ходе очередной проверки компетентными органами, необходимо руководствоваться действующими инструкциями.

    Акт недостачи: суть и значение документа

    В ходе ведения хозяйственной или торговой деятельности руководители организаций или индивидуальные предприниматели вынуждены закупать сырье или готовую продукцию, для того чтобы в дальнейшем сформировать нормальный производственный процесс или перепродать товар по более выгодной цене. Получение груза проводится с учетом установленного порядка и регламента специальными сотрудниками, которые несут материальную ответственность.

    Обязанностью сотрудника, принимающего товар, является не только его получение, но также взвешивание, подсчет количества и проверка качества. После этого он должен зарегистрировать груз, распределить его на склад или в иные места хранения.

    Важно знать! В случае выявления в ходе процедуры недостатков, а именно низкого качества, брака или несоответствия количества товара с указанным по численности в накладной, сотрудник обязан зафиксировать нарушение и составить акт.

    Официальный документ отражает информацию о поступивших товарно-материальных ценностях (ТМЦ) и выявленных недостатках. Принимающая сторона заносит туда сведения о количестве поврежденного товара и степени его порчи, а также фиксирует расхождение цифр в накладной и по факту. Составляя акт, получатель преследует две цели. Во-первых, он указывает объем причиненного материального ущерба, выражающегося в денежном эквиваленте, который получатель желает компенсировать за счет поставщика или транспортного агентства. Во-вторых, демонстрирует профессионализм своих сотрудников, отвечающих за приемку поступающего груза (материала), а также уровень производства и организации рабочего процесса.

    Составление акта недостачи

    Акт о недостаче служит основанием, если получатель собирается предъявлять претензию организации или транспортной компании, недопоставившей товар, с целью возмещения ущерба в виде денежной компенсации или дополнительной кондиционной продукции. Если его оформляют во время ревизии, а не в ходе процедуры получения груза, то содержащаяся в нем информация учитывается при составлении годовой отчетности. На основании указанных сведений комиссия может наиболее точно определить количество расходов компании или организации.

    Регламентирующие документы

    На сегодняшний день единой формы акта о выявленной недостаче товара не существует. Поэтому законом разрешается составлять документ по типу, который компания разработала своими силами специально для этих целей. Главное, чтобы он отражал все необходимые реквизиты и содержал полную информацию.

    Создавая собственный прототип нормативного документа, можно опираться на существующие унифицированные формы. Применяемый в дальнейшем образец акта о выявленной недопоставке груза, товара необходимо закрепить в Учетной политике в целях бухгалтерского контроля. Для получения навыков корректного оформления актов различного назначения необходимо обратиться к нормативным документам и досконально изучить правила и порядок заполнения первичной документации. Сегодня в разных целях используется три типа бланков.

    1. ТОРГ-2. Данную форму используют при осуществлении приемки продукции от отечественных компаний. Она должна быть заполнена без ошибок, помарок и иметь не менее трех копий.
    2. ТОРГ-3. Если выполняется оприходование груза, который был поставлен иностранными компаниями, принимающий сотрудник обязан заполнить акт в соответствии с данной формой. Позже он должен представить документ в пяти экземплярах.
    3. ТОРГ-12. Недостающая продукция или товары, подлежащие возврату, описываются в акте, заполненном по образцу данного документа.

    Сотрудники, осуществляющие приемку, обязаны знать тонкости заполнения всех бланков. Это позволит избежать проблем с органами, контролирующими документооборот.

    Создание проверяющей комиссии

    Поскольку во время приемки коммерческого груза, товара обнаруживается его недостаточное количество, законодательство требует составления акта. Для соблюдения правовых норм руководство обязано создать специальную комиссию из числа сотрудников, осуществляющих приемку продукции (или иных работников). Главное, что в ее состав должно входить не менее трех человек.

    Важно знать! Исключением являются индивидуальные предприниматели, не располагающие штатом рабочего персонала. Они могут выявить факт недостачи и оформить документ самостоятельно.

    p style=»text-align: center;»>

    Состав комиссии утверждается соответствующим приказом руководства. На основании заключенного соглашения они проходят специальное обучение. Акт должен составляться с участием представителя поставщика или грузоотправителя. С этой целью в договоре заранее прописывается порядок уведомления продавца о необходимости прислать доверенное лицо для приемки товара и фиксации недопоставки, указываются сроки для его прибытия, а также действия на случай его отсутствия. На практике, если груз прибыл без сопровождения, документ визируется только получателем. Копия отправляется поставщику заказным письмом или электронной почтой.

    Читайте так же:  Форма бланка справки о доходах

    Процедура составления

    Во избежание возникновения различных недоразумений в ходе проверки специальными органами или во время судебного разбирательства, акт о недостаче требуется составлять максимально корректно. Для этого необходимо учесть несколько основных моментов.

    1. Законодательство позволяет использовать унифицированную форму либо образец, разработанный компанией или организацией, но содержащий при этом все необходимые реквизиты.
    2. При обнаружении факта недостачи документ должен быть оформлен в присутствии представителя поставщика. Если его нет, можно пригласить водителя компании-перевозчика или экспедитора. В ситуации, когда не удается привлечь вышеуказанных лиц, получатель имеет право воспользоваться услугами независимого эксперта.
    3. Если получатель одномоментно принимает груз от нескольких поставщиков и в каждом случае выявлен факт недостачи, рекомендуется составлять столько актов, сколько прибыло недоукомплектованных партий. С целью обеспечения доказательной базы все нарушения необходимо фиксировать с помощью фото и видеосъемки.
    4. Составленный документ обязаны подписать члены комиссии, представитель поставщика либо вместо него независимый эксперт.
    5. После оформления юрист или бухгалтер обязан в кратчайшее время составить претензию и передать продавцу под роспись. Сроки данной процедуры четко определены Федеральным законодательством. При их нарушении поставщик имеет право отказаться от ее исполнения.
    6. При недостаче топлива комиссия обязана составить акт о списании ГСМ, где указать причину перерасхода.

    В ходе составления акта нужно внести все необходимые реквизиты, а после завершения указать дату оформления.

    Содержание акта недостачи

    Образец акта о выявлении недостачи товара, с которым можно ознакомиться, представлен в конце статьи. Чтобы документ имел юридическую силу, его необходимо правильно заполнить.

    Шапка. Здесь следует указать реквизиты компании, организации, получившей товар. Они содержат: название, адрес местоположения, структурное подразделение, номера телефона. С другой стороны нужно выставить номер документа и дату его составления.

    Основная часть. В этом разделе полностью отображается вся важная информация.

    1. Данные отправителя груза или товара (название организации, адрес, номер телефона).
    2. Место, где была получена партия.
    3. Сведения о производителе продукции, поставщике, страховой компании (в случае надобности).
    4. Основные документы (договор, счет-фактура, накладная, акт), и их данные (номер и дата составления).
    5. Дата отправки товара и способ его транспортировки.
    6. День, число и время отгрузки со склада или станции отправления

    Перечень товаров. Сюда для наглядности имеет смысл вставить таблицу, в которой будет зафиксирован факт недостачи и основные сведения. Единицы изменения указываются согласно ОКЕИ.

    1. Наименование, количество, артикул, сорт, цена, сумма товара или груза, указанного в накладной и имеющегося по факту.
    2. Состояние пломб контейнера, вагона, ящиков (для выявления несанкционированного вскрытия и внутритарной недостачи).
    3. Перечень бракованной и битой продукции (количество, сумма).
    4. Отклонение от указанных в сопроводительном документе данных, то есть недостача или излишек.

    В следующем разделе следует отобразить, каким образом проводился подсчет и измерение количества или веса товара, описать характер повреждений и мнение о причинах их возникновения. В конце указываются действия получателя, а именно, что товар был выгружен и отправлен на склад для дальнейшего хранения. В этом случае необходимо внести его название. Далее следует мнение членов комиссии, их заключение.

    Внимание! Полностью оформленный документ визируют члены комиссии. В нем указывается место работы и должность каждого из них, а также расшифровка подписи. Сюда же вносятся аналогичные сведения о представителе поставщика, транспортной компании, либо независимом эксперте.

    Особенности оформления

    На практике очень часто путают акт о недостаче товара с аналогичным документом о выявлении нехватки денежных средств в кассе. На самом деле правовые нормы предусматривают использование различных форм для оформления таких нарушений.
    p style=»text-align: center;»>

    Нехватка товара

    Выявление недостачи товара при получении оформляется специальным актом по форме ТОРГ-2 или ТОРГ-3, который имеет определенную структуру:

    1. Шапка документа, где указываются реквизиты поставщика: название компании (организации) либо ФИО продавца, адрес месторасположения, куда должен быть направлен акт.
    2. Название документа
    3. Фактологическая часть, где детально описывается: место «происшествия», номер накладной прибывшего груза, описание средства и способа доставки.
    4. В нижней части указывается состав комиссии, место работы и должность каждого из них. Здесь же будут находиться их подписи.

    Недостача денежных средств в кассе

    Оформление проверки кассы производится по форме ИНВ-15. Ее образец не утвержден Госкомстатом РФ, поэтому требует крайне аккуратного, почти идеального, заполнения. Акт о сумме выявленной недостачи денежных средств или ТМЦ имеет определенную структуру и должен содержать следующие данные:

    1. Название организации (предприятия, компании) или ее подразделения.
    2. Номер акта, дата оформления и время инвентаризации.
    3. Причина проведения проверки.
    4. Фактическое наличие материальных ценностей (деньги).
    5. Расписка материально ответственного сотрудника за ценности в кассе.
    6. Объяснение причины недостатка денежных знаков в кассе на момент проверки.

    Эти сведения позволяют получить представление и сделать предварительные выводы относительно недостачи денежных средств в кассе и причины данного недоразумения.

    Образец документа

    Для оформления акта о выявленной недостаче товара или груза можно воспользоваться как собственной формой, так и готовыми образцами. Их можно скачать здесь.

    Заключение

    Оприходование товара приемщик обязан проводить с учетом правовых норм и действующего регламента. При несоответствии количества продукции, указанной в накладной и полученного фактически, нужно составлять акт, который подписывается членами комиссии и представителем поставляющей компании. Предъявив по всей форме претензию продавцу или контрагенту, получатель имеет право на возмещение ущерба в виде денежной компенсации или допоставки товара.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Источник: http://trudopravo.ru/narusheniya-i-vzyskaniya/akt-o-nedostache.html

    Образец акта о выявлении недостачи
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here