Какие документы содержат коммерческую тайну

Описание страницы: какие документы содержат коммерческую тайну - 2020 год от профессионалов для людей.

Защита документов, содержащих коммерческую тайну

Основная цель защиты конфиденциальной информации, в том числе коммерческой тайны, состоит в том, чтобы, как говорят профессионалы, предотвратить её утечку или разглашение. Разглашение информации, составляющей коммерческую тайну, — действие или бездействие, в результате которых эта информация становится известной третьим лицам без согласия обладателя такой информации либо вопреки трудовому или гражданско — правовому договору.

В ряде случаев требуется защита и «чужих» коммерческих секретов, которые могут быть доверены предприятию другими лицами, организациями. Отсутствие такой защиты может лишить предприятие выгодных партнёров, клиентов.

Меры по охране конфиденциальности информации должны включать в себя:

  • — определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну;
  • — ограничение доступа к информации, составляющей коммерческую тайну, путём установления порядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка;
  • — учёт лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и (или) лиц, которым такая информация была предоставлена или передана;
  • — регулирование отношений по использованию информации, составляющей коммерческую тайну, работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско — правовых договоров;
  • — нанесение на материальные носители (документы), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, грифа «Коммерческая тайна».

Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:

  • — разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к коммерческой тайне;
  • — ограничение доступа к носителям информации, содержащей коммерческую тайну;
  • — ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учёт и сохранность документов, содержащих коммерческую тайну;
  • — использование организационных, технических и иных средств защиты коммерческой тайны;
  • — осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны коммерческой тайны.

Допуск работника к конфиденциальной информации осуществляется с его согласия. Работодатель имеет право отказать в приёме на работу тому, кто не хочет брать на себя обязательства по сохранению коммерческой тайны.

Допуск работника к коммерческой тайне предусматривает:

  • — ознакомление работника с законодательством РФ о коммерческой тайне, предусматривающим ответственность за нарушение режима коммерческой тайны;
  • — принятие работником обязательств по соблюдению установленного режима коммерческой тайны;
  • — ознакомление работника с перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, к которым работник будет иметь доступ;
  • — установление оплаты труда работника с учётом компенсации за взятые им на себя обязательства по соблюдению режима коммерческой тайны. Размер такой компенсации устанавливается соглашением между работником и предприятием;
  • — создание работнику необходимых условий для соблюдения им установленного работодателем режима коммерческой тайны.

Все сотрудники предприятия должны при поступлении на работу подписать трудовой договор или обязательство о неразглашении коммерческой тайны ( см. Приложение 2). В этих документах должны быть отражены следующие обязательства работника:

  • — не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну, которые будут доверены или станут известны при исполнении служебных обязанностей, в том числе в течение двух лет после его увольнения, если иной срок не определён трудовым договором;
  • — соблюдать доведённые до сведения работника требования по защите коммерческой тайны;
  • — не использовать сведения, составляющие коммерческую тайну, без согласия её владельца;
  • — не иметь никаких обязательств перед другими лицами и предприятиями.

Обязательство составляется в одном экземпляре и хранится в специальном личном деле работника не менее пяти лет после его увольнения. Для ограничения доступа к информации, содержащей конфиденциальные сведения, руководитель издаёт специальный приказ о введении «Перечня сведений, содержащих коммерческую тайну предприятия», мер по охране этих сведений, установлению круга лиц, имеющих доступ к этой информации, и правил работы с документами, имеющими гриф «Коммерческая тайна». Сотрудники предприятия должны под расписку ознакомиться с приказом и приложениями к нему.

Источник: http://studwood.ru/1904186/buhgalterskiy_uchet_i_audit/zaschita_dokumentov_soderzhaschih_kommercheskuyu_taynu

Что означает гриф коммерческой тайны?

Гриф коммерческая тайна — это особая отметка на содержащем секретные коммерческие сведения документе. Из нашего материала вы узнаете о его составе и видах, а также о том, какие документы не могут его содержать в силу требований закона.

Что такое гриф «Коммерческая тайна» и кто его вправе устанавливать

Гриф «Коммерческая тайна» («КТ») — это специальный знак:

  • наносимый на содержащие секретную коммерческую информацию документы;
  • помогающий выделить «секретный» документ из общего информационного потока.

В соответствии с подп. 5 п. 1 ст. 10 закона «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 № 98-ФЗ указанный гриф является одним из элементов комплекса минимально необходимых мер по охране конфиденциальной информации, включающем помимо нанесения спецзнака:

1. Разработку списка сведений, составляющих коммерческую тайну.

2. Обеспечение ограничения доступа к секретным сведениям путем:

  • установления алгоритмов обращения с секретными данными;
  • обеспечения контроля над соблюдением установленного порядка.

3. Организацию учета лиц:

  • которые получили доступ к секретной информации;
  • которым засекреченная коммерческая информация была предоставлена или передана.

4. Регулирование отношений по использованию секретных коммерческих сведений:

  • работниками — на основании трудовых договоров;
  • контрагентами — на основании договоров ГПХ (гражданско-правового характера).

Выполнение всех вышеуказанных мер вместе с нанесением грифа «КТ» является достаточным для того, чтобы признать установленным в компании режим коммерческой тайны (специальный режим работы с коммерческой информацией), позволяющий ее обладателю:

  • увеличить доходы;
  • избежать неоправданных расходов;
  • сохранить положение на рынке товаров (работ, услуг);
  • получить иную коммерческую выгоду.

Поставить на документ гриф «КТ» вправе только ее законный обладатель — юрлицо или ИП, правомерно контролирующее коммерческую информацию.

Состав и виды грифа «Коммерческая тайна»

Законом определен минимальный состав этого спецзнака — реквизиты обладателя секретной коммерческой информации, содержащие:

  • полное наименование фирмы и адрес ее местонахождения — для юрлиц;
  • Ф. И. О. физлица и место его жительства — для ИП.
Читайте так же:  Что такое кабальная сделка с недвижимостью

Кроме минимально закрепленных на законодательном уровне реквизитов грифа «КТ» в него могут включаться и иные данные. К примеру:

  • дата установления и снятия режима коммерческой тайны;
  • количество экземпляров содержащего секретную информацию документа;
  • иные реквизиты на усмотрение обладателя информации.

Способ нанесения грифа «КТ» в законе 98-ФЗ не определен и устанавливается обладателем секретной информации. В зависимости от типа носителя секретной информации гриф «КТ» может быть проставлен в виде:

  • специального штампа;
  • рукописной отметки;
  • спецнаклейки;
  • иных спецотметок.

Кроме того, содержащий секретные сведения документ может быть напечатан на специальном бланке, в число обязательных реквизитов которого включен гриф «КТ».

Образец грифа коммерческой тайны вы можете увидеть на нашем сайте.

Все реквизиты грифа «КТ», а также избранный компанией способ нанесения грифа «КТ» необходимо закрепить в приказе или ином внутрифирменном локальном акте (Положении о режиме коммерческой тайны, Инструкции о порядке работы с секретными коммерческими сведениями и т. п.).

О разнообразных способах, применяемых налогоплательщиками в своей деятельности, читайте на нашем сайте:

Нюансы проставления грифа на электронных документах

Современный документооборот во многом состоит из электронных вариантов документов. В законе 98-ФЗ отсутствуют специальные указания о способах нанесения грифа «КТ» на такие документы. В этой ситуации действует общее для всех засекреченных сведений правило (подп. 5 п. 1 ст. 10 закона 98-ФЗ) — гриф «КТ» наносится на носитель секретной информации, в качестве которого может выступать:

  • жесткий диск;
  • лазерный диск;
  • дискета;
  • флеш-карта;
  • фото- или видеопленка;
  • иные виды носителей электронных документов.

Необходимо отметить, что проставление на носителе информации грифа «КТ» не является достаточной мерой для сохранности секретной информации, содержащейся в электронном документе. Для соблюдения режима конфиденциальности после распечатки документа гриф «КТ» необходимо также разместить в электронном образе документа:

  • на специально выделенном поле;
  • в колонтитулах;
  • с помощью нанесения специального штрихкода и т. п.

Кроме того, во избежание утечки содержащейся в электронных документах информации необходимо предпринять дополнительные меры:

  • использовать специальное программное обеспечение;
  • использовать электронные подписи;
  • регламентировать порядок получения и использования паролей для входа в систему, содержащую секретную коммерческую информацию.

Когда и для чего юрлицо применяет квалифицированную электронную подпись, см. материал «Какая ЭЦП подходит для использования юридическим лицом?».

Порядок работы с секретным грифом

Помимо реквизитов грифа «КТ» и способа его нанесения на носители секретной коммерческой информации во внутрифирменных локальных актах должны найти отражение алгоритмы работы с такими сведениями:

  • кем, когда и в каком порядке устанавливается и снимается гриф «КТ»;
  • схема доступа к носителям секретной информации с грифом «КТ»;
  • описание прав и обязанностей устанавливающих и снимающих гриф «КТ» должностных лиц;
  • перечень контрольных мероприятий и ответственных за их осуществление лиц в сфере работы с грифом «КТ»;
  • иные аспекты (порядок шифрования паролей, получение электронных подписей и т. п.).

Обязанности лиц по проставлению и снятию грифа «КТ», а также иные важные нюансы по данному вопросу необходимо прописать в должностных инструкциях или внутрифирменных локальных актах.

Скачивайте образцы должностных инструкций на нашем портале:

Свойства, состав и объем информации, подпадающей под гриф «Коммерческая тайна»

Информация, относимая хозяйствующим субъектом к разряду секретных коммерческих сведений, в законе 98-ФЗ в виде отдельного списка не представлена. П. 2 ст. 3 этого закона в данном вопросе дает лишь ориентиры хозяйствующему субъекту, перечислив примерные группы таких сведений:

  • информация любого характера (экономическая, техническая и другая);
  • результаты интеллектуальных разработок в научно-технической сфере;
  • описание методов осуществления профессиональной деятельности.

Засекречиваемые сведения коммерческого свойства из указанных групп объединяют общие свойства, они:

  • обладают коммерческой ценностью (определенной степенью пригодности информации для принятия решений);
  • не доступны третьим лицам на законном основании;
  • охраняются обладателем в режиме коммерческой тайны.

Объем засекречиваемых коммерческих сведений определяется ее обладателем исходя из:

  • специфики работы компании;
  • масштабов ее деятельности;
  • особенностей организационной структуры;
  • иных организационно-технологических особенностей деятельности хозяйствующего субъекта.

Конкретнее о видах секретной коммерческой информации см. в следующем разделе.

Что включает перечень засекреченных коммерческих сведений

Перечень сведений под грифом «Коммерческая тайна» устанавливается в компании отдельным локальным актом и в разных фирмах может иметь различный объем и состав, но в целом секретную коммерческую информацию можно разделить на следующие группы:

  • организационно-деловая информация — клиентские базы, содержание коммерческой переписки и деловых переговоров, условия заключенных контрактов;
  • сведения производственного характера — чертежи, конструкторские документы, производственные планы, описание техпроцессов, технологические карты, данные о способах производства;
  • сведения интеллектуально-технического свойства — идеи, открытия, ноу-хау, разработки новых методов производства, планы внедрения новых технологий и видов продукции;
  • финансово-экономические данные — алгоритмы ценообразования, показатели деятельности компании (размер прибыли, платежеспособность и т. п.), характер банковских операций.

Засекретить абсолютно всю информацию коммерческого характера хозяйствующий субъект не вправе. Законом 98-ФЗ обозначены группы сведений, доступных для всех заинтересованных лиц, — они не могут содержать отметку о конфиденциальности в силу требований закона.

На каких документах гриф «Коммерческая тайна» проставлять нельзя

В соответствии со ст. 5 закона 98-ФЗ недопустимо ограничивать доступ к сведениям (см. таблицу ниже):

Общедоступные коммерческие сведения

О компании — обладателе коммерческих сведений

  • информация из учредительных документов юрлица;
  • сведения из документов, подтверждающих факт внесения записей в госреестры о юрлицах и ИП;
  • данные из разрешительных документов, предоставляющих право на осуществление предпринимательской деятельности;
  • перечень лиц, имеющих право действовать от имени юрлица без доверенности;
  • данные о численности и составе работников компании, условиях труда, производственном травматизме и профзаболеваемости, правилах расчета зарплаты, свободных рабочих местах
Читайте так же:  Если пристав бездействует по поводу алиментов

О нарушениях компании — обладателя сведений

  • данные о величине долгов работодателя по выплате своим работникам зарплаты и иным социальным обязательствам;
  • сведения о допущенных хозяйствующим субъектом нарушений законодательства РФ и фактах наказания за них

Информация, связанная с безопасностью производства и граждан

  • о безопасности пищевых продуктов;
  • радиационной и эпидемиологической обстановке;
  • загрязнении окружающей среды;
  • состоянии противопожарной безопасности;
  • иных факторах, оказывающих негативное воздействие на безопасность населения в целом, безопасность каждого гражданина, функционирование производственных объектов

Информация об условиях конкурсов по приватизации объектов государственной или муниципальной собственности

Финансово-имущественные данные ГУПов, МУПов

  • о составе имущества ГУПов и МУПов;
  • использовании ими бюджетных средств

Сведения о деятельности НКО (некоммерческих организаций)

  • о размере и составе имущества;
  • размере и структуре доходов и расходов;
  • численности сотрудников и их зарплатах;
  • использовании безвозмездного труда граждан в деятельности НКО

Итоги

Гриф «Коммерческая тайна» проставляется на носителях коммерческой информации ограниченного доступа и необходим для выделения «секретного» документа из общего информационного потока.

Порядок работы с грифом устанавливается на предприятии во внутреннем локальном акте и должен содержать: реквизиты грифа, порядок его установки и снятия, обязанности должностных лиц, ответственных за установку и снятие грифа и иные важные аспекты.

Источник: http://nalog-nalog.ru/spravochnaya_informaciya/chto_oznachaet_grif_kommercheskoj_tajny/

Статья 6. Предоставление информации, составляющей коммерческую тайну

Статья 6. Предоставление информации, составляющей коммерческую тайну

1. Обладатель информации, составляющей коммерческую тайну, по мотивированному требованию органа государственной власти, иного государственного органа, органа местного самоуправления предоставляет им на безвозмездной основе информацию, составляющую коммерческую тайну. Мотивированное требование должно быть подписано уполномоченным должностным лицом, содержать указание цели и правового основания затребования информации, составляющей коммерческую тайну, и срок предоставления этой информации, если иное не установлено федеральными законами.

2. В случае отказа обладателя информации, составляющей коммерческую тайну, предоставить ее органу государственной власти, иному государственному органу, органу местного самоуправления данные органы вправе затребовать эту информацию в судебном порядке.

Информация об изменениях:

Федеральным законом от 24 июля 2007 г. N 214-ФЗ в часть третью статьи 6 настоящего Федерального закона внесены изменения, вступающие в силу с 7 сентября 2007 г.

3. Обладатель информации, составляющей коммерческую тайну, а также органы государственной власти, иные государственные органы, органы местного самоуправления, получившие такую информацию в соответствии с частью 1 настоящей статьи, обязаны предоставить эту информацию по запросу судов, органов предварительного следствия, органов дознания по делам, находящимся в их производстве, в порядке и на основаниях, которые предусмотрены законодательством Российской Федерации.

4. На документах, предоставляемых указанным в частях 1 и 3 настоящей статьи органам и содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, должен быть нанесен гриф «Коммерческая тайна» с указанием ее обладателя (для юридических лиц — полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей — фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства).

ГАРАНТ:

См. комментарии к статье 6 настоящего Федерального закона

Источник: http://base.garant.ru/12136454/8b7b3c1c76e91f88d33c08b3736aa67a/

Работа с документами, содержащими коммерческую тайну

Коммерческая тайна — производственная, научно-техническая, управленческая, финансовая и иная документированная информация, используемая для достижения коммерческих целей (получения прибыли, предотвращение ущерба, получение добросовестного преимущества над конкурентами), которую предприниматель считает конфиденциальной. К конфиденциальным сведениям относятся, прежде всего идеи, изобретения, открытия, технологии, индивидуальные детали коммерческой деятельности, позволяющие успешно конкурировать, прибыль фирмы и т. п.

Основами ГК РФ введена защита технической, организационной и коммерческой информации, составляющей секреты производства («ноу-хау»). При этом установлен один общий признак — «коммерческий признак», т.е. способность быть объектом рыночного оборота. К нему относятся любые знания, включая практический опыт специалистов во всех сферах хозяйственной деятельности.

Условия, при которых информация предприятия может быть отнесена к коммерческой тайне, перечислены в статье 139 части Гражданского Кодекса РФ. К ним относятся:

  • · Действительная или потенциальная коммерческая деятельность информации в силу неизвестности ее третьим лицам;
  • · Отсутствие свободного доступа к этой информации на законном основании;
  • · Принятие обладателем информации необходимых мер к охране ее конфиденциальности.
  • · Обеспечение сохранности конфиденциальной информации коммерческого предприятия требует соблюдения следующих условий:
  • · Определение сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия;
  • · Обеспечения порядка их защиты.

Если эти условия не будут выполнены, то у предприятия не будет законных оснований для привлечения к ответственности работников за разглашение или передачу сведений, составляющих коммерческую тайну.

Сведения коммерческой тайны предприятия можно условно разделить на два крупных блока:

  • · Научно — техническая (технологическая) информация;
  • · Деловая информация.

Научно — техническая информация включает: сведения о конструкциях машин и оборудования; чертежи; схемы; используемые материалы; рецептуры; методы и способы производства (особенно о вновь разрабатываемых изделиях); новые технологии, направления модернизации известных технологий, процессов и оборудования; программное обеспечение ПВЭМ.

Деловая информация включает:

  • · Сведения о финансовой стороне деятельности предприятия, за исключением финансовых отчетов (состояние расчетов с клиентами, задолженность, кредиты и т.п.);
  • · Сведения о размере прибыли, себестоимости произведенной продукции и др.;
  • · Планы развития предприятия (тактические и стратегические);
  • · Планы и объемы реализации продукции (планы маркетинга, данные о характере и объеме торговых операций, уровня цен, наличие товаров);
  • · Анализ конкурентоспособности производимой продукции, эффективность экспорта и импорта, предполагаемое время выхода на рынок;
  • · Планы рекламной деятельности, списки торговых и других клиентов, представителей, посредников, конкурентов, сведения о взаимоотношениях с ними, их финансовом положении, проводимых операциях и объемах, условиях действующих и заключаемых контрактов и др.

Состав и объем сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, сроки конфиденциальности, порядок защиты и доступа к конфиденциальной информации, а также правила ее использования определяются руководителем. Руководитель может привлечь для проведения этой работы специалистов — аналитиков.

Читайте так же:  Счет на ребенка вместо алиментов

Органы государственной власти и местного самоуправления не вправе вмешиваться в определение и охрану коммерческой тайны предприятия, за исключением случаев, предусмотренных законом.

Основная цель защиты конфиденциальной информации состоит в том, чтобы, как говорят профессионалы, предотвратить ее утечку, овладение ее конкурентами. В ряде случаев требуется защита и «чужих» коммерческих секретов, которые могут быть доверены предприятию другими лицами, организациями. Отсутствие такой защиты может лишить предприятие выгодных партнеров, клиентов.

Обеспечение защиты включает в себя:

  • · Установление правил отнесения информации к коммерческой тайне;
  • · Разработку и доведение до лиц, допущенных к сведениям, составляющим коммерческую тайну, инструкций по соблюдению режима конфиденциальности;
  • · Ограничение доступа к носителям информации, содержащим коммерческую тайну;
  • · Ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих коммерческую тайну;
  • · Использование организационных, технических и иных средств защиты конфиденциальной информации;
  • · Осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны коммерческой тайны.

Для ограничения доступа к информации коммерческой тайны руководитель издает специальный приказ о введении «Перечня сведений, содержащих коммерческую тайну предприятия», мер по охране этих сведений, установлению круга лиц, имеющих доступ к этой информации, и правил работы с документами, имеющими гриф «Коммерческая тайна». Сотрудники предприятия должны под расписку ознакомиться с приказом и приложениями к нему.

«Примерный перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия» приведен на рисунке 1.

В случае необходимости этот список может быть продолжен и также заверен подписью руководителя с проставлением новой даты.

Если сведения из «Перечня …» переносятся в документы, то документы становятся конфиденциальными, и от того, как будет организована работа с ними, зависит успешная деятельность предприятия.

Ведение делопроизводства, обеспечивающего учет и сохранность документов, содержащих коммерческую тайну, предусматривает выполнение ряда рекомендаций.

Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо (лица), ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Это может быть сотрудник, доля которого работа с документами, содержащими коммерческую тайну, является основной служебной обязанностью, или секретарь — референт предприятия, для которого эти функции будут дополнительными.

Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляют гриф конфиденциальности в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра, например:

Такие грифы не являются грифами секретности, а лишь показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно.

В тексте документа также может быть оговорена конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования и т.п. Например, если коммерческая тайна является результатом совместной деятельности с другим предприятием, то необходимость ее сохранения должна быть отражена в контракте. В случае отсутствия грифа «Коммерческая тайна» и указаний на конфиденциальность в тексте предполагается, что автор и лица, подписавшие или утвердившие документ, предусмотрели все возможные последствия от свободной (без ограничения доступа) работы с документом.

к приказу директора ЗАО

составляющих КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ

Размер кредитов, которые взяла или собирается взять фирма

Объем производства продукции (в месяц, квартал, год)

Наименование фирм — контрагентов

Размер прибыли, получаемой за месяц, квартал, год

Цели, задачи и тактика переговоров с деловыми партнерами

Видео (кликните для воспроизведения).

Условия коммерческих контрактов, платежей, услуг

Степень заинтересованности в приобретении товара или услуг

Заработная плата сотрудников предприятия

Характер и репутация персонала предприятия

Регионы сбыта продукции

Направление маркетинговых исследований предприятия

Директор подпись В.И. Завьялов

На документе с грифом «Коммерческая тайна» («Конфиденциально») указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «подпись» и фамилия исполнителя»), например:

Составлен в двух экз.:

экз. №2 — в дело № 01-07.

На обороте листа документа, имеющего гриф «Коммерческая тайна», руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом, например:

Печатание документов с грифом «Коммерческая тайна» производится централизованно, в специально отведенном помещении (рабочем месте), исключающим доступ посторонних лиц.

Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет.

Черновики и варианты документа уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходящего документа: «Черновик (и варианты) уничтожены. Подпись. Дата».

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна» (см. таблицу № 2. При значительном объеме документов могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов предприятия, содержащих гриф «Коммерческая тайна». Все листы журналов, учитывающих документы «Коммерческая тайна», нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в заверительном листе указывается количество листов (цифрами и прописью).

Таблица №2 «Журнал регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна»

Источник: http://studwood.ru/1526381/pravo/rabota_dokumentami_soderzhaschimi_kommercheskuyu_taynu

Оформление документов, содержащих коммерческую тайну.

Коммерческая тайна — производственная, научно-техническая, управленческая, финансовая и иная документированная информация, используемая для коммерческих целей (получение прибыли, предотвращение ущерба, получение добросовестного преимущества над конкурентами), которую предприниматель считает конфиденциальной. К конфиденциальным сведениям относятся прежде всего идеи, изобретения, открытия, технологии, индивидуальные детали коммерческой деятельности, позволяющие успешно конкурировать, прибыль организации.

1) Делопроизводство по документации, содержащей коммерческую тайну, на всех этапах осуществляется отдельно от делопроизводства по документации без ограничения доступа. Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат отдельному учету и хранению.

2) На документах, предоставляемых органу государственной власти, иному государственному органу, органу местного самоуправления и содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, должен быть нанесен гриф «Коммерческая тайна» с указанием ее обладателя.

3) Печатание документов с грифом «Коммерческая тайна» производится централизованно, в специально отведенном помещении (рабочем месте), исключающем доступ посторонних лиц.

Читайте так же:  Выговор как дисциплинарное взыскание

4) Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна».

5) Все поступающие (входящие) документы с грифом «Коммерческая тайна» принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом или секретарем-референтом, если ему предоставлено такое право.

6) Документы, имеющие гриф «Коммерческая тайна», формируются в отдельное дело (или дела). Движение (выдача и возврат) документов с грифом «Коммерческая тайна» должно своевременно отражаться в Журнале учета выдачи документов с грифом «Коммерческая тайна». Документы с грифом «Коммерческая тайна» запрещается выносить из офиса.

7) На предприятии должен быть принят строгий порядок размножения документов с грифом «Коммерческая тайна». Они должны копироваться с разрешения руководства предприятия в специально выделенном помещении.

8) Все дела с грифом «Коммерческая тайна», журналы (картотеки) учета таких документов в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел предприятия.

9) При передаче дел в архив на документы с грифом «Коммерческая тайна» составляется отдельная опись. Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Источник: http://studopedia.ru/17_72812_oformlenie-dokumentov-soderzhashchih-kommercheskuyu-taynu.html

Работа с содержащими коммерческую тайну документами

Работа с содержащими коммерческую тайну документами требует от сотрудников особых знаний и умений, а от руководства — обеспечения специальных условий. Из нашего материала вы узнаете о нюансах этого процесса.

Что предполагает доступ к информации, составляющей коммерческую тайну?

Доступ к конфиденциальным коммерческим сведениям может происходить:

  • с разрешения их обладателя (на законных основаниях);
  • против желания обладателя (умышленное разглашение, кража, утечка сведений по неосторожности ответственных лиц);
  • по запросам госорганов;
  • при иных условиях (технических сбоях, организационных недоработках и др.).

Для того чтобы информация конфиденциального характера не стала общедоступной, доступ к ней должен быть организован по специальной технологии, включающей:

  • выстраивание алгоритмов работы с коммерческими данными на всех этапах их жизненного цикла (получения, обработки, передачи, хранения и уничтожения содержащих секретные данные носителей информации);
  • четкое исполнение сотрудниками установленных в компании регламентов работы с коммерческими сведениями секретного характера;
  • регулярные контрольные процедуры по соблюдению внутрифирменных инструкций и положений, посвященных режиму коммерческой тайны;
  • своевременное обновление и усиление защиты применяемых для обеспечения охраны информации технических средств;
  • систематическую профилактическую работу по выявлению существующих и потенциальных каналов утечки информации;
  • иные мероприятия (по установленным в компании схемам).

Таким образом, полноценная защита информации от несанкционированного доступа — это организованная на регулярной основе система мероприятий, эффективность проведения которых зависит от взаимодействия и добросовестного исполнения обязанностей обеими сторонами трудовых взаимоотношений (работодателем и работниками).

Функции работодателя по организации работы с содержащими коммерческую тайну документами

Действия администрации по защите секретной коммерческой информации от несанкционированного доступа и разглашения предусматривают:

  • разделение общего массива коммерческой информации на обычную и ограниченного доступа;
  • упорядочение процессов работы с секретной информацией (разработка инструкций и иных локальных актов по работе с секретными данными);
  • создание и ведение учетных регистров, позволяющих фиксировать всех получателей секретных данных;
  • регулирование процесса использования секретных сведений (работниками — на основании трудовых договоров, контрагентами — на основании гражданско-правовых договоров);
  • проставление на носителях с секретной коммерческой информацией специальной метки (грифа «Коммерческая тайна»).

Указанные меры предусмотрены ст. 10 закона «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 № 98-ФЗ как минимально достаточные для признания установленным в компании режима коммерческой тайны.

Администрация фирмы, заинтересованная в создании эффективно функционирующей системы защиты коммерческих секретов, может, помимо указанных мероприятий, предпринять дополнительные шаги охранного характера с учетом:

  • специфики деятельности компании;
  • нюансов работы с секретными сведениями;
  • объемов и видов документов, содержащих секретную информацию;
  • иных особенностей.

О функциях сотрудников в механизме защиты коммерческих сведений конфиденциального характера узнайте из следующего раздела.

Роль сотрудников компании в обеспечении сохранности секретной информации

Сотрудники компании, получившие доступ к секретной коммерческой информации, являются равноправным элементом в системе ее защиты (наряду с техническим оснащением и организационными мерами). От их добросовестности и порядочности зависит степень вероятности утечки секретов фирмы и в итоге ее успешность и прибыльность.

Основная задача работающего с конфиденциальными сведениями персонала — досконально изучить и неукоснительно выполнять требования внутрифирменных инструкций по защите информации, следуя принципам:

  • своевременности — вовремя регистрировать, исполнять и передавать в санкционированном режиме носители секретной информации, своевременно сообщать руководству обо всех случаях попыток несанкционированного доступа к секретным документам;
  • надежности — обеспечивать надежное хранение секретных сведений;
  • бдительности — пресекать действия иных лиц, приводящие к разглашению, утрате или краже секретных документов, обеспечивать сохранность не только секретных документов, но и всех элементов их защиты (ключей, сейфов, личных печатей, паролей и т. д.);
  • правдивости — не умалчивать от руководства и службы безопасности случаи утечки (утраты, недостачи) конфиденциальных сведений, каналы и способы такой утечки, сообщать обо всех случаях порчи носителей сведений конфиденциального характера, неучтенных секретных документов.

О реализации принципов разного характера в практической деятельности — см. в материалах:

Итоги

Для работы с содержащими коммерческую тайну документами необходима реализация набора строго регламентированных процедур, включающих предусмотренные законом № 98-ФЗ (о коммерческой тайне) и внутрифирменными локальными актами меры.

Источник: http://nalog-nalog.ru/spravochnaya_informaciya/rabota_s_soderzhawimi_kommercheskuyu_tajnu_dokumentami/

Работа с документами, содержащими коммерческую тайну организации

Правовой базой охраны внутренних секретов организаций является Федеральный закон «О коммерческой тайне» от 29 июля 2004 г. №98-ФЗ. Закон направлен на решение следующих вопросов:

— отнесение информации к коммерческой тайне;

— регулирование передачи такой информации;

— охрану её конфиденциальности;

Читайте так же:  Форма бюджета кредиторской задолженности

— предупреждение недобросовестной конкуренции;

— определение сведений, которые не могут составлять

Информация составляет служебную или коммерческую (предпринимательскую) тайну в случае, когда информация имеет реальную или потенциальную коммерческую ценность для организации в силу неизвестности её третьим лицам, к ней нет свободного доступа и обладатель предпринял для её защиты меры, предусмотренные Законом (ввел режим «коммерческой тайны»).

К коммерческой тайне можно отнести научно-техническую, конструкторско-технологическую, производственную, финансово-экономическую и некоторую другую информацию. Перечень сведений, которые не могут считаться коммерческой тайной, установлен Законом.

Согласно статье 5 Закона «О коммерческой тайне» режим коммерческой тайны не может быть установлен в отношении следующих данных и сведений:

-сведений, содержащихся в учредительных документах юридического лица и документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности;

-данные о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно- эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других негативных факторах;

-сведений о составе имущества государственного или муниципального унитарного предприятия, государственного учреждения и об использовании ими средств соответствующих бюджетов;

-данные о численности, составе работников, системе оплаты труда, условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости и о наличии свободных рабочих мест. Это же касается и некоммерческих организаций;

-сведений о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам;

-данные о нарушениях законодательства Российской Федерации и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений;

-сведений о должностных лицах, которые могут действовать от имени юридического лица без доверенности;

-данные об условиях конкурсов или аукционов по приватизации объектов государственной или муниципальной собственности.

Следует подчеркнуть, что к коммерческой тайне не могут быть отнесены бухгалтерская и налоговая отчётность, сведения, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов (все первичные документы), документы об уплате налогов и документы, подтверждающие платежеспособность организации.

В целях введения в организации режима коммерческой тайны, защиты конфиденциальности соответствующей информации необходимо:

1. Установить круг вопросов, составляющих коммерческую тайну.

2. Осуществить необходимые организационные, технические и иные меры по охране конфиденциальной информации.

При введении режима коммерческой тайны следует определить:

-какие сведения, документы нуждаются в защите;

-для каких конкурентов они могут представлять интерес;

-какие элементы информации являются наиболее уязвимыми;

-как долго сведения, составляющие коммерческую тайну, будут востребованы;

-во что обойдется защита конфиденциальной информации с финансовой и организационной точек зрения.

Определив перечень сведений, подлежащих защите от несанкционированного доступа, разглашения их содержания, утраты, в организации следует осуществить следующие мероприятия:

1. Подготовить приказ по организации охраны конфиденциальной информации и об установлении режима коммерческой тайны с перечислением сведений, составляющих коммерческую тайну, и перечнем лиц, допущенных к работе с соответствующей информацией.

2. Разработать правила, регламентирующие порядок обращения с информацией, составляющей коммерческую тайну, в том числе предусматривающие порядок присвоения и снятия грифа «Коммерческая тайна» с документов организации.

3. Обеспечить необходимые условия для учёта, хранения, обращения документов с грифом «Коммерческая тайна» и повседневной работы с ними.

Документы, содержащие конфиденциальную информацию, обозначаются грифом: «Коммерческая тайна. Экз. N__» , наносимым в правом верхнем углу документа специальным штампом.

Документы и информация, конфиденциальные в целом (документация отдела персонала (кадров), службы безопасности), как правило, не грифуются, поскольку они в полном объёме обладают ограничением доступа к ним.

Работа по обеспечению сохранности документов с грифом «Коммерческая тайна» на малых предприятиях может быть возложена на секретаря-референта, на средних и крупных — на руководителя службы документационного обеспечения управления (заведующего канцелярией).

Ответственность за организацию и ведение соответствующей работы в структурных подразделениях организации, где обращаются конфиденциальные документы, должны нести руководители структурных подразделений.

Для нормальной работы сотрудников с документами, содержащими конфиденциальную информацию, необходимо обеспечить следующие три условия:

— работа с содержащими конфиденциальную информацию документами должна производиться в отдельном, специально для этого оборудованном помещении. Доступ в такие помещения предоставляется ограниченному числу сотрудников. Работа с такими документами, их хранение за
пределами соответствующих помещений не допускается;

-выдача содержащих конфиденциальную информацию документов во временное пользование (на срок свыше одного рабочего дня) производится под расписку сотрудника, имеющего доступ к закрытой информации;

-передача документов с грифом «Коммерческая тайна» в другую организацию (а внутри организации из подразделения в подразделение) производится только с разрешения руководителя организации.

Документы конфиденциального характера учитываются и хранятся отдельно от других документов — в специальных помещениях или в запираемых металлических шкафах. Наиболее важные документы надлежит хранить в закрытых и опечатанных несгораемых шкафах или сейфах (В отдельных случаях под охраной и с соответствующей сигнализацией).

Документы с грифом «Коммерческая тайна» регистрируются в специальном журнале.

Движение документовс грифом «Коммерческая тайна» должно тщательно фиксироваться секретарем-референтом (другим ответственным лицом) в «Журнале учёта выдачи документов с грифом «Коммерческая тайна» ).

Руководители подразделений должны обучать своих подчиненных, допускаемых к работе с конфиденциальной информацией, правилам обращения с документами закрытого характера. Вновь принятые на работу сотрудники, которые будут по роду своей деятельности связаны с конфиденциальной информацией, подписывают «Обязательство о неразглашении служебной (коммерческой) тайны»по принятой в организации форме. Все эти сотрудники предупреждаются о возможной уголовной, административной и иной ответственности в соответствии с законодательством.

По окончании рабочего дня документы закрытого характера проверяются и сдаются на хранение. Об утрате таких документов немедленно сообщается работодателю (руководителю организации).

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Видео (кликните для воспроизведения).

Источник: http://studopedia.ru/5_127439_rabota-s-dokumentami-soderzhashchimi-kommercheskuyu-taynu-organizatsii.html

Какие документы содержат коммерческую тайну
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here