Дополнительный отпуск в графике отпусков образец

Описание страницы: дополнительный отпуск в графике отпусков образец - 2020 год от профессионалов для людей.

График отпусков. Образец заполнения по форме Т-7

Форма Т-7 – это стандартная утвержденная форма для оформления графика отпусков. Прежде чем приступить к инструкции по ее заполнению, следует напомнить, что график отпусков должен формироваться заранее — не позднее середины декабря года текущего на год следующий. Главное негласное правило — учет интересов всех сторон, то есть как пожеланий сотрудников, так и руководства организации. Уход в отпуск того или иного работника никоим образом не должен отразиться на эффективности производственного процесса.

Скачать образец заполнения и пустой бланк графика отпусков по форме Т-7

Кто составляет график отпусков

Составление отпускного графика занимается специалист кадрового отдела. Но без подписи руководителя организации и печати он не будет считаться действительным.

Что необходимо для заполнения формы Т-7

В первую очередь, для грамотного составления графика отпусков нужно воспользоваться существующим штатным расписанием. Оно позволит точно указать ФИО каждого работника, его должность и табельный номер, а также то структурное подразделение, к которому он относится. Это же штатное расписание позволит разработчику графика отпусков не забыть никого из сотрудников.

Ответственные лица

  • В первой части графика отпусков нужно обязательно прописать реквизиты организации, в частности полное ее наименование с указанием организационно-правовой формы.
  • Далее, при наличии на предприятии профсоюза, нужно учесть его мнение на предмет графика отпусков с указанием даты, когда это мнение было высказано и зафиксировано.
  • Затем проставить дату заполнения документа.
  • Подпись директора с расшифровкой необходимо поставить после того, как график отпусков будет окончательно оформлен и согласован с сотрудниками.

Составление графика

Второй пункт является основным. Именно он включает в себя те сведения, ради которых и составляется данный документ. Здесь, опираясь на штатное расписание, необходимо в соответствующие графы вписать структурное подразделение, ФИО сотрудников, их должность, табельный номер, а также период отпуска каждого работника.

Важное условие: по закону, отпуск в общей сложности не может быть меньше 28 календарных дней, но его можно разбивать на какое угодно количество частей, при условии, что одна из них составит не менее 14 дней.

После того, как график отпусков составлен, его нужно показать сотрудникам для ознакомления и подписи. Затем его необходимо подписать у руководителей структурных подразделений и только потом представить на подпись главному лицу организации.

Когда график будет оформлен и утвержден, его не стоит убирать на полку – в течение года его необходимо заполнять по строкам фактических дней отпуска и всевозможных изменений.

Внимание! Не менее чем за две недели перед началом отпуска в соответствии с данным графиком каждому сотруднику нужно будет направить уведомление с указанием начальной и конечной даты отпуска. Без этого уведомления сотрудник может на вполне законных основаниях отказаться идти в отпуск в установленные ранее сроки.

Важно! Если работник решил изменить дату своего отпуска, он обязан уведомить об этом руководство через заявление, оформленное в письменном виде. При этом смена даты отпуска возможна только при взаимном согласии сторон и при условии, что это не повредит производственным процессам в организации. Поэтому хорошо, если сотрудник предоставит руководству документы, свидетельствующие об уважительных причинах и реальной необходимости перенесения отпуска.

В график отпусков нужно обязательно вносить информацию, указывающую на основания, по которым перенос отпуска стал возможным, а также фактическую дату отпуска. Все эти сведения нужно подкреплять ссылками на внутренние документы (приказы, больничные листы и т.п.).

Что делать, если сотрудник устроился после составления графика отпусков

Такая ситуация отнюдь не редкость. Как правило, в подобных случаях применяется один из двух вариантов:

  1. Внесение изменения в уже существующий график отпусков;
  2. Составление дополнительного графика отпусков, который будет являться приложением к основному.

Все остальное делается по общей схеме: обязательная подпись работника, заверение изменений или дополнительного отпускного графика у начальника структурного подразделения и руководства предприятия.

Кто может идти в отпуск вне графика

Закон отдельно выделяет лиц, которым отпуск должен предоставляться по их желанию, вне зависимости от стажа работы и утвержденного графика. Это:

  • внешние совместители, уходящие в отпуск по основному месту работы;
  • женщины, ожидающие ребенка при наличии справки из медицинского учреждения;
  • несовершеннолетние сотрудники;
  • работники-мужчины, чьи супруги находятся в отпуске по беременности и родам (при наличии свидетельства о браке и справки из медучреждения);
  • супруги военнослужащих — в одно время с отпуском военнослужащих (по желанию);
  • граждане, пострадавшим от чернобыльской катастрофы.

Все остальные работники имеют право уходить в отпуск только после работы в организации не менее 6 месяцев и в соответствии с составленным заранее графиком отпусков.

Источник: http://assistentus.ru/forma/t-7-grafik-otpuskov/

Как грамотно составить график отпусков

Для любого работника отпуск – долгожданное и радостное событие. Однако для специалиста, отвечающего в компании за документооборот, составление графика отпусков – непростая и трудоёмкая задача. Требуется учесть множество факторов, начиная с требований Трудового кодекса и пожеланий работников, заканчивая спецификой бизнеса. Работу по составлению графика отпусков лучше всего алгоритмизировать, разбив ее на ряд последовательных шагов: это значительно упростит задачу и поможет избежать ошибок.

Внимание! За отсутствие в организации своевременно и корректно составленного графика отпусков трудовая инспекция может наложить штраф до 50 тысяч рублей. Кроме того, директору организации может быть вынесено предупреждение либо наложен штраф до 5 тысяч рублей согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП.

Помните о сроках! График отпусков нужно подготовить не позднее чем за 2 недели до окончания календарного года.

Этап 1. Сбор пожеланий работников по срокам отпусков.

В первую очередь заблаговременно уведомите руководителей структурных подразделений, к какой дате должны быть предоставлены данные о пожеланиях сотрудников. Это залог того, что график будет составлен вовремя и с учётом всех пожеланий (конечно, настолько, насколько это возможно). Не всегда пожелания работников могут быть удовлетворены полностью, т.к. у бизнеса есть свои интересы (например, сезонность). Однако важно помнить, что определенная категория сотрудников имеет льготы на предоставление отпуска в любое удобное время. К льготным категориям, например, относятся ветераны боевых действий, лица до 18 лет, почетные доноры и др. Обратите внимание, что с недавнего времени в этот список также входят работники, имеющие трех и более детей до 12 лет, при условии, что к моменту утверждения графика отпусков они работают в компании не менее полугода.

Читайте так же:  Оформить зарплатную карту

Внимание! За отказ предоставить отпуск в любое удобное время работнику, имеющему право на соответствующую льготу, организации грозит штраф от 30 до 50 тысяч рублей согласно ч. 1 ст. 5.27. КоАП.

При сборе пожеланий важно донести до сотрудников правила деления отпуска на части. Законодательно работник может делить свой отпуск на части по согласованию с работодателем. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Этап 2. Составление и утверждение графика отпусков.

Для составления графика отпусков можно воспользоваться как унифицированной формой №Т-7, так и внутренней формой организации, если таковая была разработана.

Форма должна содержать следующие реквизиты:

  • Название организации;
  • Номер документа, дата его составления и год, на который составляется график;
  • Сроки утверждения графика руководителем организации (Ф.И.О., должность, дата, подпись).

Основная таблица содержит:

  • Название структурного подразделения;
  • Данные работника (Ф.И.О., должность, табельный номер);
  • Количество дней основного и дополнительного отпусков;
  • Предполагаемая дата начала отпуска;
  • Фактическая дата начала отпуска (эти данные вносятся в течение года);
  • В случае возникновения необходимости — дата и основание для переноса отпуска. Основанием может служить заявление работника или приказ об отзыве из отпуска по производственной необходимости).

В график отпусков необходимо включать всех сотрудников, с которыми у организации заключены действующие трудовые договоры. Обратите внимание, что это относится ко внутренним и внешним совместителям, а также к женщинам, находящимся в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком до трёх лет. Если отпуск по уходу за ребенком приходится на полный календарный год, на который составляется график, в том числе если работницы работают на условиях неполного рабочего времени или на дому, в график не включаются.

В график включаются следующие виды отпусков: основные ежегодные оплачиваемые, дополнительные, а также те, которые сотрудник не использовал в текущем году и ранее. Однако лучше не допускать значительного накопления неиспользованных отпусков – за этим могут последовать санкции от трудовой инспекции. По закону, работодатель должен предоставить сотруднику не менее 28 дней отпуска, за исключением случаев, когда работник брал отпуск авансом.

Если в организации действует профсоюз, вначале составляется и предоставляется на рассмотрение проект графика отпусков. Профсоюзный орган проверяет документ на наличие нарушений прав сотрудников, гарантированных Трудовым кодексом. После согласования документ утверждается приказом руководителя организации.

Этап 3. Ознакомление сотрудников с графиком отпусков.

В настоящее время в законодательстве нет четкого указания на то, что работодатель обязан знакомить сотрудников с графиком отпусков. Однако на практике лучше это всё-таки сделать, это следует из ч. 2 ст. 22, ч. 1 ст. 123 ТК РФ. Как правило, такое ознакомление происходит под роспись. Расписаться работник может как в предусмотренной графе графика, так и в отдельном ознакомительном листе.

Если сотрудник по какой-либо причине отказывается ставить подпись, об этом следует составить соответствующий акт с указанием причин. В дальнейшем отсутствие подписи не снимает с работника обязанности соблюдения графика.

Даже если сотрудники заблаговременно ознакомлены с графиком отпусков, работодатель обязан уведомить их о датах отпуска за две недели до его начала.

Источник: http://hr-portal.ru/blog/kak-gramotno-sostavit-grafik-otpuskov

График дополнительных отпусков

Здравствуйте!Я новый сотрудник отдела кадров и передо мной сейчас стоит задача составить график отпусков, в том числе дополнительных, т.к. учреждение медицинского профиля и много сотрудников работают во вредных условиях. Ранее, дополнительные отпуска составлялись следующим образом: суммировались дни больничных, отпусков без сохранения заработной платы,командировок и прибавлялись к дате начала периода предоставления доп.отпуска прошедшего года (Получается, сдвигалось вперед начало периода отсчета) Обоснований нигде не могу найти- указывается,что предоставляется дополнительный отпуск именно за факт.отработанное время и сокращается,при случае отрывов от работы и т.д. Здесь же количество дней доп.отпуска всегда фиксированное за счет сдвигов периода.Прошу Вас помочь мне разобраться.Спасибо!Пример из графика на этот год:период с 26.11.2013 по 25.11.2014 доп. отпуск 14дн предоставляется с 27.10.2014 по 10.11.2014

сейчас стоит задача составить график отпусков, в том числе дополнительных, т.к. учреждение медицинского профиля и много сотрудников работают во вредных условиях. Ранее, дополнительные отпуска составлялись следующим образом: суммировались дни больничных, отпусков без сохранения заработной платы,командировок и прибавлялись к дате начала периода предоставления доп.отпуска прошедшего года (Получается, сдвигалось вперед начало периода отсчета) Обоснований нигде не могу найти- указывается,что предоставляется дополнительный отпуск именно за факт.отработанное время и сокращается,при случае отрывов от работы и т.д. Здесь же количество дней доп.отпуска всегда фиксированное за счет сдвигов периода.Прошу Вас помочь мне разобраться.Спасибо!Пример из графика на этот год:период с 26.11.2013 по 25.11.2014 доп. отпуск 14дн предоставляется с 27.10.2014 по 10.11.2014

Вопрос: Каков порядок предоставления дополнительного отпуска санитарке детского отделения учреждения здравоохранения — работнице с вредными условиями труда (рабочий год с 08.07.2012 по 07.07.2013, в этот период дважды находилась на больничном с 04.03.2013 по 18.03.2013 и с 26.03.2013 по 05.04.2013)?

Ответ: Сотруднику, занятому на работах с тяжелыми, вредными или опасными условиями труда, полагается дополнительный оплачиваемый отпуск, минимальная продолжительность и условия предоставления которого должны утверждаться в порядке, определяемом Правительством РФ, с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений (ст. 117 ТК РФ). К настоящему времени Правительство РФ своим постановлением от 20.11.2008 N 870 определило, что работникам, занятым на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда, по результатам аттестации рабочих мест предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 7 календарных дней. Пункт 2 этого постановления предусматривает обязанность Минздравсоцразвития установить в зависимости от класса условий труда и с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений работникам, занятым на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда, минимальную продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска.

В соответствии со ст. 120 ТК РФ все отпуска должны исчисляться в календарных днях. В ситуации, когда в каком-либо документе продолжительность отпуска указана в рабочих днях, необходимо перевести указанные дни в календарные. Порядок перевода рабочих дней отпуска в календарные при предоставлении дополнительного оплачиваемого отпуска за вредные условия труда разъяснен в письме Минтруда РФ от 01.02.2002 N 625-ВВ. Если отпуск, предоставляемый работнику, исчисляется (полностью или частично) в рабочих днях, то продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска следует исчислять следующим образом: от даты начала отпуска отсчитывается определенное количество дней дополнительного отпуска в рабочих днях в расчете на 6-дневную рабочую неделю и определяется дата последнего дня отпуска. После этого период отпуска переводится в календарные дни. Таким образом, если отпуск начинается с 17 июня 2013 года, сотруднице нужно предоставить дополнительный отпуск продолжительностью 12 календарных дней.

Читайте так же:  Реструктуризация ипотеки втб физическому

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Мазухина Анна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Воронова Елена

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

Источник: http://hr-portal.ru/forum/grafik-dopolnitelnyh-otpuskov

Приказ об утверждении графика отпусков

Оформление приказа об утверждении графика отпусков – необходимая часть процедуры составления порядка очередности отпусков сотрудников предприятий и организаций. Обычно такие графики создаются в крупных компаниях, где работает большое количество персонала и производственные процессы не терпят никаких задержек, поэтому уход каждого работника в отпуск и подбор ему замены продумываются заранее.

Кто составляет приказ

Сам приказ всегда пишется от лица руководителя организации и им же подписывается, хотя непосредственная обязанность по его составлению лежит либо на начальнике отдела кадров, либо на юристе, либо на секретаре. В любом случае, это должен быть сотрудник, имеющий необходимый уровень знаний для создания подобного рода документов и владеющий основами трудового кодекса РФ.

Когда писать приказ

График отпусков составляется заранее – не позже чем за две недели до наступления года, по которому распределяется отпускное время. При этом, в процессе создания графика должны учитываться как пожелания сотрудников, так и производственная необходимость.

Предварительный график обязательно должен быть передан на согласование в профсоюзный орган (если таковой имеет место быть на предприятии), затем с приказом должны быть под роспись ознакомлены все работники организации (если этого не сделать, вполне могут возникнуть споры и разногласия с сотрудниками, доходящие до судебных разбирательств).

График отпусков является документом обязательным к исполнению, какие-либо корректировки могут вноситься в него только при взаимном согласии работника и работодателя, при условии, что это никоим образом не отразится на функционировании компании и не затронет интересов других сотрудников. Также изменения могут вноситься при приеме на работу новых сотрудников и в связи с вынужденными и форс-мажорными обстоятельствами.

Следует отметить, что в график вносятся все виды отпусков:

  • плановые,
  • дополнительные,
  • «прошлогодние»,
  • а также отпуски, оформляемые на «совместителей».

Также при его составлении в первую очередь следует учитывать мнение «льготников», т.е. тех сотрудников, которые по закону могут сами для себя выбирать отпускное время, не учитывая пожеланий работодателя и тех, кто относится к «особым» категориям:

  • несовершеннолетних,
  • инвалидов,
  • сотрудников с ненормированным рабочим днем (в этих случаях длительность отпуска нестандартна).

Правила составления приказа

Как любой другой приказ, данный документ на сегодняшний день не имеет строго установленного, унифицированного образца, поэтому он может составляться в свободном виде. Довольно часто сотрудники компаний используют старую, привычную типовую форму или внутренний разработанный шаблон написания приказа (который должен утверждаться в учетной политике организации), но вне зависимости от того, какой вариант будет выбран, документ всегда должен содержать ряд необходимых сведений:

  • в первую очередь это название компании,
  • дата составления документа,
  • сведения о должностном лице, от имени которого пишется приказ
  • и его подпись,
  • а также собственно содержание документа
  • и подписи всех сотрудников, которые в нем упомянуты.

При этом сам график отпусков может быть включен в приказ в «натуральном виде» или же указан в качестве приложения (это особенно актуально тогда, когда сам график в силу большого количества работников предприятия представляет из себя многостраничный документ).

Удостоверять приказ печатью предприятия не надо, поскольку он относится к внутренним документам фирмы, кроме того, начиная с 2016 года юридические лица имеют полное законное право не использовать для визирования документов оттиски штампов и печатей.

Приказ может быть написан как от руки (в последнее время этот способ применяется крайне редко), так и напечатан на компьютере, оформлен как на фирменном бланке организации (очень удобно – не нужно лишний раз вносить реквизиты), так и на обычном листе А4 формата. Составляется он обычно в одном экземпляре, который после ознакомления и подписания всеми упомянутыми в нем лицами, передается на хранение в архив предприятия, где и содержится в течение установленного для подобного рода документов, времени.

Пример составления приказа

Этот образец приказа имеет вполне стандартную форму и может быть общеприменим (с небольшими индивидуальными корректировками).

Оформляем «шапку» документа

В начале документа пишется полное наименование организации, затем указывается номер приказа (по внутреннему документообороту), вписывается населенный пункт, в котором работает компания, а также дата его составления.

Оформляем «тело» документа

Затем идет собственно приказ: сначала тут указывается ссылка на основание (обязательно должна быть в любом приказе — в данном случае это статья 123 ТК РФ) а затем подробно прописывается несколько пунктов.

  1. В первом обычно фиксируется сам факт утверждение графика с указанием года, на который он распространяется.
  2. Во втором пункте назначается ответственное лицо за сбор подписей об ознакомлении с графиком и приказом (чаще всего в роли такого сотрудника выступает специалист отдела кадров, иногда секретарь).
  3. В третий пункт вносятся необходимые указания в адрес бухгалтерии.

После этого в отдельной строке вписывается приложение (собственно сам график), а также ниже ставятся подписи руководителя организации и сотрудников, на которых возложены функции по исполнению приказа.

Источник: http://assistentus.ru/forma/prikaz-ob-utverzhdenii-grafika-otpuskov/

Как отразить допотпуск в графике отпусков

Сведения обо отпусках всех сотрудников вносятся в график отпусков — этого требует закон. Но если с основным ежегодным отпуском все понятно, то как поступить с дополнительным? Разберемся, нужно ли его вносить в график.

Какие сотрудники имеют право на допотпуск

Работники организации (ИП) имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Он состоит из основного отпуска, предоставляемого всем сотрудникам, и дополнительного, на который имеют право отдельные работники (ст. 116 ТК РФ):

  • с ненормированным рабочим днем;
  • занятые на вредных и опасных производствах;
  • имеющие особый характер работы;
  • работающие на Крайнем Севере и приравненным к нему местностям;
  • некоторые медработники (ст. 350 ТК РФ);
  • тренеры и спортсмены (ст. 348.10 ТК РФ);
  • работники представительств РФ в странах с особыми климатическими условиями (ст. 339 ТК РФ);
  • сотрудники ОВД (п. 2 ст. 58 Закона от 30.11.2011 № 342-ФЗ);
  • прокуроры, научные и педагогические работники (п. 1 ст. 41.4 Закона от 17.01.1992 № 2202-1);
  • гражданские служащие (п. 5 ст. 46 Закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ);
  • муниципальные служащие (п. 4 ст. 21 Закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ);
  • члены антарктической экспедиции, включая членов экипажей морских и воздушных судов (п. 12 ст. 5 Закона от 05.06.2012 № 50-ФЗ);
  • сотрудники следственного комитета (п. 3 ст. 25 Закона от 28.12.2010 № 403-ФЗ);
  • работники, получившие определенную долю радиации в Семипалатинске (п. 15 ст. 2 Закона от 10.01.2002 № 2-ФЗ);
  • чернобыльцы (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1);
  • сотрудники пожарной службы (п. 2 ст. 59 Закона от 23.05.2016 № 141-ФЗ);
  • спасатели (п. 6 ст. 28 Закона от 22.08.1995 № 151-ФЗ).

Право на отпуск (основной и дополнительный) есть только у штатных сотрудников, то есть работающих по трудовому договору. Работающие по гражданско-правовому договору права на оплачиваемый отпуск не имеют.

Вносится ли допотпуск в график отпусков?

В графике отпусков отражаются сведения обо всех оплачиваемых отпусках сотрудников: и основных, и дополнительных (ст. 123 ТК РФ). Таким образом, в графике отражают общую продолжительность годового отпуска работников.

Читайте так же:  Ходатайство на арест имущества

Дополнительный отпуск в графике нужно указать даже в том случае, если сотрудник заменил его денежной компенсацией. При замене допотпуска деньгами в графике необходимо сделать соответствующую запись.

Делается это в графе «Примечание»: в ней указывается количество заменяемых дней, дата и номер приказа о замене отпуска компенсацией. Точно также отражают допотпуск в графике отпусков 1С.

Помимо обязанности по составлению графика отпусков ТК РФ устанавливает и срок утверждения этого документа. Сделать это нужно не позднее, чем за 2 недели до начала нового года. То есть график отпусков на 2020 год необходимо утвердить до 17 декабря 2019 года.

Подводим итоги

  • Дополнительный отпуск, также как и основной, подлежит включению в график отпусков.
  • Право на допотпуск имеют отдельные категории работников, указанные в ст. 116 ТК РФ.
  • Если сотрудник решил заменить допотпуск денежной компенсацией, это нужно отразить в графике в графе 10 «Примечание».
  • График отпусков необходимо утвердить за 2 недели до начала нового календарного года.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: http://blogkadrovika.ru/grafik-otpuskov-otrazhaem-dopotpusk-obrazec-2018/

Уведомление о начале отпуска

Формирование уведомления о начале отпуска – часть процедуры письменного документального оформления ухода человека на законный запланированный отдых.

В каких случаях формируется документ

Во многих организациях, особенно крупных, перед началом нового года составляется предварительный график отпусков. В нем прописывается, в какой период времени тот или иной сотрудник может отдохнуть от своей работы.

Видео (кликните для воспроизведения).

В графике отпусков есть определенная очередность, которая разрабатывается с учетом интересов работодателя и его подчиненных. Особенно этот документ актуален в производственных компаниях с непрерывным циклом работы.

За две недели до отпуска специалист кадрового отдела обязан проинформировать работника о намечающемся событии (в соответствии с ранее утвержденным графиком отпусков).

Таким образом будет достигнуто сразу две цели: сотруднику напомнят об отпуске, а работодатель соблюдет все необходимые формальности.

В обязательном порядке уведомлять нужно в случае наступления одного из двух видов отпуска: планового оплачиваемого или же дополнительного.

Если работник уходит в отпуск по своему личному заявлению (например, в неоплачиваемый), то на его имя уведомление писать не надо.

Что будет, если не направить уведомление

Уведомление обязательно должно доводиться до сведения сотрудника организации под роспись.

В противном случае, он получит полное право на перенесение своего отдыха на то время, которое ему будет удобно – и для этого ему достаточно будет всего лишь написать соответствующее заявление с указанием того, что он не был предупрежден о начале запланированного отпуска.

Также отсутствие уведомления может послужить поводом для «разборок» в трудовой инспекции или даже суде, поэтому пренебрегать формированием данного уведомления не стоит.

Что делать, если работник не хочет ставить подпись о получении уведомления

Вручая уведомление, представителю работодателя нужно заручится подписью того, для кого оно предназначено. Но бывает так, что в силу различных обстоятельств работник отказывается ставить свою подпись под извещающим документом.

В этом случае нужно обязательно в присутствии свидетелей составить соответствующий акт, с указанием пояснений протестующего сотрудника (если их нет, значит так и написать «отказался ставить подпись без объяснения причин»).

Общие сведения об уведомлении, особенности составления

Если вам понадобилось составить уведомление о начале отпуска сотруднику организации, а вы не имеет достаточного опыта, прочитайте наши советы – они помогут вам справиться с поставленной задачей. Обратите также внимание и на пример бланка – на его основе вы легко составите нужное уведомление.

Первым делом дадим общую информацию, свойственную для всех таких документов. Начнем с того, что уведомление можно формировать в свободном виде, или, если в компании есть утвержденный в учетной политике образец документа – по его типу. Способ составления уведомления, как и его шаблон (при наличии) должен быть утвержден в локальных актах предприятия.

Уведомление следует составить в двух идентичных экземплярах, каждый из которых должен быть подписан представителем работодателя (лучше директором, но допустимо, если будет стоять автограф начальника структурного подразделения, например, руководителя отдела кадров).

  1. Один из этих экземпляров впоследствии передается работнику,
  2. второй подшивается в специальную папку и остается в архиве компании (как подтверждение того, что со стороны работодателя все условия ухода работника в отпуск выполнены).

Проштамповывать формуляр не обязательно – печать нужна только тогда, когда требование о ее применение указано во внутренних нормативных документах фирмы.

Отметку об уведомлении обязательно надо внести в специальный журнал учета исходящей документации – такие должны вестись в каждой организации.

Уведомление разрешается формировать на простом обычном листе бумаги или на фирменном бланке предприятия, писать его можно как от руки, так и в компьютере (обязательно затем распечатывая)

Образец уведомления о начале отпуска

Составляя уведомление, мысленно поделите его на три части.

В начале документа — так называемой «шапке», — нужно указать:

  • данные об отправителе (предприятии-работодателе);
  • данные об адресате – сотруднике, которому оно направляется;
  • сведения о самом документе: его название, номер, дата составления.

После этого идет основной блок, куда вносится текст извещения. В него нужно включить:

  • дату, с которой человек уходит в отпуск;
  • продолжительность отпуска (в календарных днях – чаще всего это 14 дней или 28);
  • день выхода на работу (указать точное число).

Как передать уведомление

До сотрудника уведомление о начале отпуска можно довести разными путями:

  • Если он находится при исполнении служебных обязанностей непосредственно на рабочем месте – то лучше всего лично, из рук в руки (под роспись).
  • Если по каким-либо причинам будущий отпускник отсутствует (например, он на больничном или в командировке), то — или заказным письмом через Почту России, или через доверенное лицо доставить по адресу его места нахождения (в этом случае следует также озаботиться получением отметки об ознакомлении с документом).
Читайте так же:  Дополнительный отпуск медикам

Источник: http://assistentus.ru/forma/uvedomlenie-o-nachale-otpuska/

Составляем график отпусков

  • Косульникова Марина | главный бухгалтер ООО «Галан»

Н е позднее, чем за две недели до нового года, работодатель обязан утвердить график отпусков, который устанавливает очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков. Автор рассказывает, как правильно заполнить все кадровые документы, относящиеся к составлению графика; какие категории работников и на каком основании имеют право использовать отпуск в удобное для них время; как внести изменения в график отпусков, если работник передумал и просит о другом времени.

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяют ежегодно в соответствии с графиком отпусков. Его утверждает работодатель с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Сделать это надо не позднее, чем за две недели до наступления очередного календарного года (ст. 123 ТК РФ).

Форма графика отпусков (№ Т-7) утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление № 1).

График отпусков применяют для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. При его составлении учитывают положения действующего законодательства, специфику деятельности организации и пожелания работников.

Причем надо иметь в виду, что график обязателен для исполнения как работодателем, так и работниками. При этом о времени начала отпуска работник должен быть извещен под личную подпись не позднее, чем за две недели до его начала.

Заполняем график отпусков

В графике отпусков отражают время ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений на следующий календарный год (см. Пример 1). Как видите, следует распределить время основных и дополнительных оплачиваемых отпусков. Причем в соответствии со ст. 120 ТК РФ при исчислении общей продолжительности ежегодного отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском. А вот отпуска без сохранения заработной платы в графике не отражаются.

Как мы отмечали выше, при составлении графика отпусков следует учитывать не только нормы законодательства и производственную необходимость, но и пожелания работников. Поэтому не стоит забывать, что по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

Кстати, часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией. При этом нельзя компенсировать отпуска беременным женщинам и работникам в возрасте до восемнадцати лет, а также ежегодные дополнительные отпуска работникам во «вредном» производстве, за работу в соответствующих условиях (ст. 126 ТК РФ).

Отметим, что трудовое законодательство допускает осуществлять с согласия работника отзыв из отпуска. При этом неиспользованная часть отпуска должна быть предоставлена сотруднику в удобное для него время в течение текущего рабочего года либо присоединена к отпуску за следующий рабочий год (ст. 125 ТК РФ).

График отпусков должен быть подписан руководителем кадровой службы и утвержден руководителем организации либо уполномоченным им на это лицом. Также следует учесть мнение выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) об очередности предоставления оплачиваемых отпусков (ст. 123 ТК РФ).

В соответствии со ст. 22 ТК РФ работодатель обязан ознакомить работников под личную подпись со всеми принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Так что придется ознакомить работников и с утвержденным графиком отпусков.

Отметим, что отсутствие графика отпусков является нарушением законодательства о труде и об охране труда (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). За подобное нарушение ответственное должностное лицо могут оштрафовать на сумму до 5 тыс. руб., организацию – до 50 тыс. руб., а также приостановить деятельность на срок до 90 суток.

При этом следует помнить, что если должностное лицо будет «поймано» на подобном нарушении второй раз, то его могут дисквалифицировать на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Кто имеет право использовать отпуск в удобное для себя время

При составлении графика отпусков не забудьте, что отдельным категориям работникам ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен по их желанию в удобное для них время (см. Таблицу 1). Так что при составлении графика отпусков в первую очередь следует учесть пожелания именно этих работников.

Категории работников, которым ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться по их желанию в удобное для них время

Стоить помнить и о том, что перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком женщина по ее желанию может взять ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 260 ТК РФ).

Лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 ТК РФ).

Работодателям, не отказавшимся от присоединения к отраслевому соглашению, при рассмотрении вопроса о предоставлении работникам ежегодного оплачиваемого отпуска по их желанию в удобное для них время следует учитывать положения, прописанные в соответствующих соглашениях (ст. 8, 45, 48 ТК РФ).

Категории работников, которым ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться по их желанию в удобное для них время в соответствии с отраслевыми соглашениями, прошедшими уведомительную регистрацию в Роструде

Отметим, что согласно ст. 423 ТК РФ в настоящие время продолжают действовать некоторые законодательные и иные нормативные правовые акты бывшего Союза в той части, в которой они не противоречат Трудовому кодексу. Поэтому не удивительно, что следует придерживаться норм, прописанных в подп. «б» п. 3 постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.1981 № 235 «О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеющим детей». В частности, указанный пункт гласит, что первоочередное право на получение ежегодного отпуска в удобное время имеют работающие женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет.

Если работника не устраивает время отпуска, отмеченное в графике

Может получиться и так, что работник захочет перенести отпуск либо разделить его на части.

Для этого сотруднику следует написать соответствующее заявление (см. Пример 2).

Заявление о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска

Между тем нельзя внести изменения в график отпусков по решению лишь одной из сторон трудового договора, поэтому работодатель не обязан соглашаться на перенос отпуска.

В определении Конституционного Суда РФ от 17.11.2009 № 1385-О-О прозвучало, что невозможность изменения графика отпусков по решению лишь одной из сторон трудового договора основано на принципе свободы трудового договора. Данное правило направлено на обеспечение баланса интересов сторон договора и не может рассматриваться как нарушающее конституционные права работника. Судебная практика следует позиции КС России.

Читайте так же:  Проверить военную ипотеку

Судьи пришли к выводу, что само наличие волеизъявления работника, направленное на предоставление ему отпуска вне утвержденного работодателем графика отпусков, обязательного для сторон трудового договора, не порождает у работодателя обязанности такой отпуск предоставлять (определение Санкт-Петербургского городского суда от 13.09.2010 № 33-12647/2010).

Вносим изменения в график отпусков

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в графике отпусков отражают соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, либо лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством, на основании документа, составленного в произвольной форме (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением № 1).

В статье 124 ТК РФ прописаны случаи, когда ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен либо перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника. Например, если работник заболел (см. Пример 3) или сдавал кровь либо сотруднику не были своевременно выплачены отпускные.

В случае переноса отпуска алгоритм действия следующий:

  1. Работник пишет заявление с просьбой перенести отпуск.
  2. Работодатель издает приказ о переносе отпуска.
  3. Работодатель вносит изменения в график отпусков.
  4. При необходимости работодатель пересчитывает работнику сумму отпускных выплат.

В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы предприятия, с согласия работника допускается перенос отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

Источник: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=9198

Составляем график отпусков на 2019 год

Аксиния Богданова, бухгалтер-консультант Линии консультаций компании «ГЭНДАЛЬФ».

Самое время составить график отпусков на 2019 г. Вспомним, как сделать это в программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8».

Порядок составления графика отпусков

Отпуска работникам организации предоставляются, как правило, в соответствии с графиком отпусков, который ежегодно составляется в текущем году на следующий календарный год по унифицированной форме № Т-7.

График утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников. Работник должен быть извещен под роспись о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала.

Помимо ежегодных основных оплачиваемых отпусков в графике указываются: дополнительные отпуска, отпуска внешних совместителей, отпуска внутренних совместителей. Отпуска без сохранения заработной платы не отражаются в графике отпусков.

График отпусков не только обеспечивает право работников на ежегодный отдых, но и позволяет организации:

  • заблаговременно оформить отпуск и выплатить отпускные, которые выдаются не менее чем за три дня до начала отпуска;
  • при необходимости найти замену уходящему в отпуск работнику;
  • контролировать своевременность предоставления работникам отпусков и не допускать накапливание неиспользованных дней отпуска.

Создание документа «График отпусков»

График отпусков в программе составляется с помощью документа «График отпусков» (раздел «Кадры» – «Графики, переносы отпусков»).

В поле «Дата» необходимо указать дату регистрации документа в информационной базе. По умолчанию дата заполняется текущей датой компьютера. Дата документа используется в печатной форме графика отпусков по унифицированной форме № Т-7.

Поле «Номер» неактивно для пользователя. Программа автоматически присвоит номер документу после его записи. Номер документа также используется в печатной форме графика отпусков по унифицированной форме № Т-7.

Табличную часть можно заполнить в режиме подбора сотрудников по кнопке «Подбор» или путем добавления по одному сотруднику по кнопке «Добавить».

Табличную часть также можно заполнить по данным внешнего файла по кнопке «Загрузить из файла».

В табличной части документа перечисляются ежегодные отпуска, которые требуется запланировать:

  • в колонке «Сотрудник» необходимо выбрать сотрудника, которому будет предоставлен отпуск;
  • в колонках «Начало», «Окончание» необходимо указать даты начала и окончания планируемого отпуска сотрудника или дату начала отпуска и количество дней отпуска (в колонке «Кол-во дн.»), тогда дата окончания отпуска заполнится автоматически;
  • в колонке «Вид отпуска» по умолчанию автоматически указывается «Основной вид отпуска». Вид ежегодного отпуска выбирается из справочника «Виды отпусков»;
  • в колонке «Кол-во дн.» автоматически подсчитывается количество дней планируемого сотрудником отпуска за указанный период в колонках «Начало» и «Окончание»;
  • в колонке «Фактический отпуск» отображается фактическая информация о запланированном отпуске в виде ссылок. Из этой колонки существует возможность оформить отпуск и открыть соответствующий документ, с помощью которого он был оформлен, либо оформить перенос (после проведения документа) и открыть соответствующий документ, с помощью которого он был перенесен.

По ссылке «Этот документ оформлен правильно?» можно проверить соответствие запланированных отпусков правам сотрудников на отпуск согласно учету остатков отпусков. Если документ оформлен правильно, будет выдано соответствующее сообщение.

Создание документа «Перенос отпуска»

После утверждения графика отпусков может потребоваться перенести запланированный отпуск по просьбе сотрудника или по другим причинам. Такой перенос можно оформить с помощью документа «Перенос отпуска» (раздел «Кадры» – «Графики, переносы отпусков» – кнопка «Создать» – «Перенос отпуска»), который можно и удобнее ввести непосредственно из строки с ранее запланированным отпуском по ссылке «Оформить перенос» в колонке «Фактический отпуск» документа «График отпусков». В результате нажатия на ссылку будет создан и отображен документ «Перенос отпуска», в котором необходимо заполнить раздел «Отпуск перенесен»:

  • в поле «На период с… по» необходимо указать период, на который переносится выбранный запланированный отпуск;
  • по ссылке «Как сотрудник использовал отпуск?» можно получить информацию об использовании сотрудником положенных ему отпусков и их остатках;
  • в поле «В связи с» необходимо указать причину переноса запланированного отпуска для ее отражения в печатной форме;
  • флаг «Перенос по инициативе сотрудника» необходимо установить, если перенос запланированного сотрудником отпуска переносится по его инициативе. В результате из документа можно будет сформировать печатную форму заявления сотрудника о переносе отпуска. В противном случае – печатную форму уведомления сотрудника о переносе отпуска.

После внесенных изменений в документ «Перенос отпуска» для их сохранения необходимо нажать на кнопку «Провести».

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Видео (кликните для воспроизведения).

Источник: http://buhguru.com/kadrovaya-rabota/sostavlyaem-grafik-otpuskov.html

Дополнительный отпуск в графике отпусков образец
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here